W tym wpisie przedstawię 8 sposobów na to jak uczynić rozliczenie z agencją ecommerce w modelu Time & Materials bardziej przewidywalnym.
Co zrobić by rozliczenie Time&Materials było bezpieczniejsze finansowo?
Modele rozliczenia Time&Materials
Wady modelu Time&Materials
8 sposobów by zwiększyć przewidywalność finansową w modelu Time&Materials
Podsumowanie
Co zrobić by rozliczenie Time&Materials było bezpieczniejsze finansowo?
Przygotowałem 8 punktów, które możecie zastosować, aby zwiększyć przewidywalność kosztów wdrożenia sklepu internetowego lub platformy B2B.
Pierwszy punkt polega na uzyskaniu od agencji e-commerce gwarancji nieprzekroczenia maksymalnej liczby godzin. To dość odważny pomysł, do którego wrócę później.
Drugi pomysł to dokładne opisanie zakresu prac wdrożeniowych w trakcie fazy discovery.
Trzeci punkt to uzyskanie gwarancji, że przy Waszym projekcie pracuje doświadczony zespół, którego kompetencje możecie sprawdzić na przykład za pomocą LinkedIn.
Kolejny punkt to wymaganie od agencji e-commerce dokładnego raportowania stanu realizacji projektu i przepracowanych godzin, tak abyście mogli śledzić, na jakim etapie jest realizacja projektu i jaki procent budżetu został do tej pory wykorzystany.
Następny punkt to zmniejszenie zakresu wdrożenia i uproszczenie oraz zmniejszenie liczby nietypowych integracji.
Kolejnym aspektem jest otrzymywanie i sprawdzanie co dwa tygodnie, kolejnych etapów wdrożenia sklepu internetowego lub platform B2B.
Ostatnim punktem jest wybór technologii, którą wykorzystuje wiele agencji e-commerce czy software house’ów.
Modele rozliczenia Time&Materials
Time&Materials to model rozliczenia, w którym płacisz za rzeczywiście przepracowane przez agencję e-commerce godziny.
Przykładowo, agencja e-commerce wyceniła wdrożenie Twojego sklepu internetowego na około 400 do 600 godzin. Zakodowanie sklepu internetowego zajęło 557 godzin. W efekcie, płacisz za 557 godzin, pomnożone przez stawkę godzinową, którą ustaliłeś z daną agencją e-commerce. Na przykład 250 zł. W sumie 557 x 250 PLN = 139 250 PLN.
Jeżeli wdrożenie zajęłoby więcej, przykładowo 700 godzin, zapłaciłbyś za 700 godzin, ponieważ tyle agencja przepracowała. Czyli w sumie 700 x 250 PLN = 175 000 PLN.
💡 Sprawdź jaki model rozliczenia wybrać do wdrożenia ecommerce!
Wady modelu Time&Materials
Jednakże, ten model niesie ze sobą pewne wady. Najważniejszą z nich jest niepewność, co do ostatecznego kosztu projektu.
Załóżmy, że jestem dyrektorem e-commerce w dużej firmie. Nie mogę pójść do zarządu i powiedzieć, że planujemy duży projekt inwestycyjny, ale nie wiem, czy będzie kosztował 400.000 PLN, 800.000 PLN czy 2.000.000 PLN.
Agencja sugeruje, że koszt będzie wynosił między 400.000 a 600.000 PLN. Wtedy, jako dyrektor e-commerce, mogę usłyszeć pytanie od CFO, czy powinniśmy przewidzieć maksymalnie 600.000 PLN na ten projekt w przyszłorocznym budżecie.
Jestem w trudnej sytuacji, bo nie chcę podać kwoty 600.000 PLN, wiedząc, że pracujemy w modelu Time & Materials. Jestem świadomy, że ostateczny koszt może wynieść nawet 1.200.000 PLN. Można sobie wyobrazić, jak trudna będzie rozmowa z zarządem, gdy ostateczny koszt projektu przekroczy zaplanowany budżet.
Jednak większość średnich i dużych wdrożeń e-commerce jest realizowanych przez agencje właśnie w modelu Time & Materials. Trudno jest znaleźć dobre agencje e-commerce, które realizują duże i średnie wdrożenia e-commerce w modelu Fixed Fee.
Z jednej strony rozumiem model Time & Materials, ale z drugiej strony muszę brać pod uwagę oczekiwania innych osób w organizacji. Zdaję sobie sprawę, że rozmowy na ten temat mogą być trudne.
8 sposobów by zwiększyć przewidywalność finansową w modelu Time&Materials
Nie jest możliwe podanie jednej kwoty, jaką należałoby wpisać do budżetu i później według której można by dokonywać rozliczeń. Choć może to wydawać się niekorzystne, istnieje kilka rozwiązań, które mogą zwiększyć przewidywalność finansową projektu wdrożenia sklepu internetowego, nawet jeżeli jest on rozliczany w modelu Time & Materials.
Gwarancja nieprzekroczenia maksymalnego budżetu
Pierwsze rozwiązanie, choć dosyć odważne, polega na próbie rozmowy z agencją e-commerce. Chodzi o to, aby podczas negocjacji umowy zasugerować wpisanie gwarancji, że kwota nie przekroczy szacunkowej maksymalnej estymacji wdrożenia sklepu internetowego.
To rozwiązanie jest korzystne dla zamawiającego sklep, ponieważ jeżeli ostatecznie wdrożenie zajmie mniej czasu, korzyść z tego jest po jego stronie. Dodatkowo, zamawiający otrzymuje gwarancję, że całe wdrożenie nie przekroczy określonego budżetu, więc pozbywa się całkowicie ryzyka. Innymi słowy czerpie to co najlepsze z modelu Fixed Fee oraz Times & Materials.
Jednak w praktyce agencja e-commerce może odczytać to jako próbę wprowadzenia modelu fixed fee, ale w formie, które jest korzystna tylko dla zamawiającego. W takiej sytuacji doświadczona agencja powie, że albo nie realizuje projektów w modelu Fixed Fee, albo że jeżeli ma ulec zmianie model rozliczenia to przygotuje ona nową wycenę (tutaj można spodziewać się budżetu o 50% większego niż wycena maksymalna z modelu Time & Materials)
Wtedy propozycja ta może już nie wydawać się tak atrakcyjna. Niemniej jednak, warto być przygotowanym na taką rozmowę, jeżeli chcielibyście zaproponować taki model rozliczenia. Jest on korzystny dla zamawiającego, ale niekorzystny dla agencji e-commerce, co może skutkować trudnymi negocjacjami.
Dokładna analiza przedwdrożeniowa
Kolejne rozwiązanie polega na dokładnym opisaniu zakresu pracy. Efekty fazy discovery, czyli analizy przedwdrożeniowej, powinny jak najlepiej opisywać to, jak ma docelowo wyglądać i działać sklep internetowy lub platforma B2B.
Im dokładniej opisany jest sklep internetowy i jego działanie, tym precyzyjniej programiści mogą oszacować czas potrzebny na wdrożenie danego elementu. Przykładowo, jeśli dostarczysz im jedynie stronę A4 z opisem, jak ma działać sklep internetowy, prawdopodobnie otrzymasz szacunkowy czas wdrożenia z szerokimi widełkami. Programista po protu rzuci kwotę od 200 do 900 godzin. Jest to mało pomocne.
Jeżeli natomiast szczegółowo opiszesz każde zadanie, podzielisz je na dodatkowe punkty i każdy z nich dokładnie opiszesz, programiści będą mogli dokładniej oszacować czas potrzebny na realizację każdego z drobnych zadań. W efekcie, suma czasu potrzebnego na realizację wszystkich drobnych punktów może okazać się zupełnie inna (w sensie większa), niż pierwotna wycena bardzo pobieżnie opisanego zakresu.
Dokładny opis działania systemu pozwala na dokładniejsze oszacowanie czasu wdrożenia, a co za tym idzie, szacowane koszty są bliższe rzeczywistości. Jeżeli zależy Ci na bezpieczeństwie finansowym i przewidywalności, warto zainwestować w dobrze przeprowadzoną fazę discovery.
Choć taka analiza przedwdrożeniowa kosztuje więcej to daje większą przewidywalność finansową i prawdopodobnie mniejszy budżet prac programistycznych.
Produktami fazy discovery powinny być: dokładne user stories, kryteria akceptacyjne, rozpisana architektura systemu, ryzyka projektowe, zaktualizowana wycena oraz przygotowane projekty graficzne. To jest absolutne minimum, które określamy jako dobrze wykonaną fazę discovery.
💡 Dowiedz się jak przeprowadzić skuteczną analizę biznesową!
Doświadczony zespół projektowy
Kolejnym elementem, który zapewnia większe bezpieczeństwo i przewidywalność przy modelu Time and Materials, jest gwarantowany doświadczony zespół.
Podczas negocjacji z agencją e-commerce, poproś o informację i gwarancję, że jeżeli podejmiesz decyzję w określonym czasie, przy Twoim projekcie będzie pracował zespół projektowy składający się z określonych osób.
Możesz sprawdzić ich doświadczenie na LinkedIn, zobaczyć, przez ile lat pracują w ramach danego silnika ecommerce. Najlepiej jest poprosić o zespół, w którym jest dużo osób na poziomie mid i senior.
Dzięki temu szacunki wykonania projektu będą dokładniejsze, a późniejsza realizacja zadań będzie bardzo bliska tym szacunkom. Jeżeli zespół będzie miał duży udział osób na poziomie Junior to wdrożenie raczej nie skończy się w estymowanym czasie.
Dokładne raportowanie realizacji projektu i przepracowanych godzin
Możesz również poprosić o raportowanie, które pokaże Ci, jaki procent wydanego budżetu został zużyty na realizację danego zadania lub całego projektu, oraz jaki procent projektu lub danego zadania został już zrealizowany.
Obserwując regularnie, co najmniej raz na dwa tygodnie, możliwe jest monitorowanie ewentualnych rozbieżności. Jeżeli zauważysz, że procent zużytego budżetu szybko rośnie – na przykład jest już zużyte 80% budżetu przy 30% wykonanych user stories – to jest to sygnał, że coś nie idzie zgodnie z planem.
W takim wypadku, powinieneś jak najszybciej zareagować i porozmawiać na spotkaniu statusowym z wykonawcą, czyli z agencją e-commerce. Omówcie, skąd wynikają te rozbieżności, jak możecie zaadresować to ryzyko i czy jest możliwość nadgonienia budżetu.
Rozważcie, gdzie możecie później zmniejszyć koszty wdrożenia, aby zmieścić się w pierwotnie
założonym budżecie.
Zmniejszenie zakresu wdrożenia
Jednym ze sposobów na kontrolę zużywania godzin jest zmniejszenie zakresu wdrożenia sklepu internetowego lub platformy B2B.
Im mniejszy projekt, tym mniejsze ryzyko nieprzewidzianych problemów i tym większe prawdopodobieństwo, że rzeczywiste koszty wdrożenia będą zgodne z pierwotną estymacją.
W przypadku większych wdrożeń, nawet doskonała analiza biznesowa może być obarczona błędem.
Jeżeli chcesz zwiększyć przewidywalność w modelu Time & Materials, rozważ zmniejszenie zakresu wdrożenia.
Innym rozwiązaniem jest zmniejszenie liczby integracji lub ich uproszczenie. Integracje są najtrudniejszym elementem wdrożenia każdego sklepu internetowego i platformy B2B, a ich uproszczenie lub zmniejszenie liczby może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa finansowego i przewidywalności kosztów.
💡 Przeczytaj nasz wpis o tym czy można najpierw wdrożyć MVP Magento, a następnie je rozwijać!
Przyrost projektu co 2 tygodnie
Warto regularnie, co około dwa tygodnie, sprawdzać sklep internetowy w trakcie wdrożenia. Co dwa tygodnie powinniśmy obserwować rozwój sklepu internetowego lub platformy B2B, z nowymi elementami dodawanymi na bieżąco.
Regularne sprawdzanie postępów zwiększa bezpieczeństwo, umożliwiając wczesne wykrycie ewentualnych błędów i unikanie dodatkowych godzin pracy. Dużo prostsze jest poprawianie elementu na początku jego rozwoju niż w momencie, kiedy ktoś poświęcił na niego 380 godzin pracy.
Technologia, w której koduje duża liczba firm
Wybór technologii, która jest znana wielu agencji e-commerce lub software house, jest kolejnym ważnym krokiem.
Unikajcie technologii, która uzależni Was od jednego partnera technologicznego. Jeżeli coś nie idzie zgodnie z planem w modelu rozliczeń Time and Materials, nie będziecie mogli łatwo zmienić partnera, ponieważ nie będziecie mogli przenieść swojego projektu do kogoś innego.
Zachęcam do wyboru technologii, która umożliwia współpracę z wieloma dobrymi firmami. Jeżeli wybierzecie technologię, której używają tylko dwie dobre agencje, to nie jest to przepis na sukces.
Bezpieczniej jest wybrać technologię obsługiwaną przykładowo przez przynajmniej 10 firm. Gdy zauważycie, że coś nie jest w porządku z modelem rozliczeń, a agencja e-commerce nie jest w stanie wyjaśnić, skąd biorą się na przykład duże liczby godzin pracy nad projektem, możecie łatwo zmienić partnera.
Ustalenie z software housem definicji błędu
Ostatni punkt, który chciałbym podkreślić, dotyczy definicji błędu w umowie z wykonawcą. W modelu Time and Materials, jeżeli zostanie popełniony błąd, zazwyczaj to Wy ponosicie koszty naprawy, ponieważ płacicie programiście zarówno za popełnienie błędu, jak i za jego naprawę.
Dlatego ważne jest, aby jasno zdefiniować, co jest uważane za błąd w umowie. Agencja e-commerce lub Software House powinna zgodzić się na wprowadzenie definicji błędu rażącego.
W sytuacji, gdy coś zostało wykonane niezgodnie z zamówieniem, wynagrodzenie za takie zadanie nie powinno przysługiwać agencji. Przykładowo, na stronie logowania miało być umieszczone przypomnienie hasła, jednak zamiast tego agencja zakodowała feed z Instagrama. Jest to skrajny i przerysowany przykład, ale dobrze pokazuje o jakie błędy chodzi.
Po zauważeniu błędu, agencja przyznaje się do pomyłki i deklaruje poprawienie błędu. Jednakże, rozliczając się w modelu Time & Materials, agencja oczekuje zapłaty za wykonane już działania, a także za usunięcie błędu i wdrożenie poprawnej funkcji. W takim wypadku, warto mieć zapis mówiący o tym, że w przypadku rażących błędów, agencja e-commerce nie powinna rozliczać za popełnione błędy.
Podsumowanie
Model Time and Materials, z uwzględnieniem tych wszystkich punktów (może z wyjątkiem pierwszego, który jest w sumie modelem fixed fee), zwiększa bezpieczeństwo i sprawia, że ten model rozliczenia staje się atrakcyjny.
Uzyskujecie korzyści z tego, że coś zostanie zrobione szybciej, jednocześnie macie wyższy poziom bezpieczeństwa finansowego i przewidywalności budżetu wdrożenia.
Przewidywalność oznacza, że zapłacicie mniej więcej tyle za realizację projektu, ile było to estymowane na samym początku.
Jeżeli zależy Ci na kolejnych porcjach wartościowej wiedzy – już teraz zapraszam Cię do śledzenia mojego profilu LinkedIn, na którym regularnie publikuje informacje ze świata Magento i ecommerce developmentu!
