Jaki model rozliczenia wybrać do wdrożenia ecommerce?

Jaki model rozliczenia wybrać do wdrożenia ecommerce?

Zastanów się, który model – Time&Materials czy Fixed Fee – będzie najlepszym rozwiązaniem dla Twojego projektu.

Co znajdziesz w tym artykule?

Jaki model rozliczenia wybrać do wdrożenia ecommerce?
Modele rozliczenia z software housem
Czym jest model Fixed Fee (stała kwota)?
Czym jest model Time and Materials (za przepracowane godziny)?
Wady i zalety modelów Time&Materials oraz Fixed Fee
Zalety modelu Fixed Fee
Wady modelu Fixed Fee
Zalety modelu Time & Materials
Wady modelu Time & Materials
Jaki model wybrać do wdrożenia ecommerce?
Podsumowanie

Jaki model rozliczenia wybrać do wdrożenia ecommerce?

Jeżeli planujesz małe wdrożenie ecommerce, które mieści się w budżecie 20.000 PLN, powinieneś wybrać model Fixed Fee. Natomiast dla średnich i większych wdrożeń ecommerce, takich jak wdrożenie Magento, Syliusa czy Presty, zalecam rozliczenie w modelu Time and Materials.

Modele rozliczenia z software housem

Aby zrozumieć, dlaczego polecam te modele rozliczeń, najpierw musimy zdefiniować, czym są Time&Materials oraz Fixed Fee.

To terminy, które często pojawiają się podczas rozmów agencji ecommerce z potencjalnym klientem. Nie wszyscy muszą być zaznajomieni z językiem branżowym, dlatego warto wyjaśnić czym jest rozliczenie Time&Materials oraz model Fixed Fee.

Czym jest model Fixed Fee (stała kwota)?

Pierwszym punktem jest rozliczenie w modelu Fixed Fee. Model ten polega na tym, że agencja ecommerce definiuje zakres wdrożenia i podaje jedną kwotę, za którą zrealizuje wdrożenie.

Przykładowo, agencja dokładnie opisuje funkcjonowanie i wygląd Twojego sklepu internetowego. Następnie, wewnętrznie wycenia szacowaną pracochłonność wykonania sklepu i na końcu podaje Ci kwotę.

Może to być na przykład 120.000 PLN za wdrożenie sklepu internetowego. Kwota, na którą się umawiacie, to właśnie ta kwota – za 120.000 PLN otrzymujesz sklep internetowy zgodny ze wcześniej ustaloną specyfikacją.

To jest bardzo proste i zrozumiałe. Podobnie jak przy zakupie samochodu, płacisz określoną kwotę i otrzymujesz samochód w określonej specyfikacji (jeżeli tylko handlowiec zamówił nie walnął się z zamówieniem). To jest jeden z modeli rozliczenia, który możesz wykorzystać we współpracy z agencją e-commerce.

Czym jest model Time and Materials (za przepracowane godziny)?

Jest jednak jeszcze drugi model rozliczenia, nazywany Time and Materials. Pracownicy agencji ecommerce muszą poświęcić określoną ilość czasu na wykonanie Twojego sklepu internetowego.

Koordynator projektu zarządzający Twoim projektem będzie poświęcał czas na zarządzanie, a programiści na kodowanie Twojego sklepu.

Ostateczny budżet wdrożenia sklepu internetowego to iloczyn liczby godzin, które pracownicy agencji przepracują przy Twoim projekcie, i stawki godzinowej, którą ustalasz z software housem.

Rozważmy sytuację, w której określone Software House przed wdrożeniem sklepu ecommerce szacuje, że jego realizacja zajmie między 800 a 1200 godzin. Ostatecznie proces ten pochłania na przykład 1100 godzin, a koszt sklepu internetowego wynika z przemnożenia tych godzin przez stawkę godzinową. Powiedzmy, że stawka godzinowa to 250 złotych. Końcowy budżet projektu to 1100×250 złotych = 275.000 złotych.

To zupełnie inny model, ponieważ do końca nie jesteś pewny, ile ostatecznie zapłacisz za wdrożenie Twojego sklepu internetowego.

Wady i zalety modelów Time&Materials oraz Fixed Fee

Przejdźmy teraz do analizy plusów i minusów tego typu rozliczeń.

Nie chcę przedstawiać Ci tego z perspektywy agencji ecommerce, ponieważ każda z nich zapewni, że model Time and materials jest absolutnie najlepszym rozwiązaniem, nie mającym żadnych minusów.

Uważam, że temat ten jest dyskusyjny i wybór nie jest oczywisty. Przedstawiając plusy i minusy danego rozwiązania, będziesz wiedział, co w Twoim przypadku sprawdzi się najlepiej.

Zalety modelu Fixed Fee

Zacznijmy od zalet i wad modelu fixed fee, czyli stałej opłaty za wykonanie danego sklepu internetowego.

Przewidywalność finansowa

Najważniejszą zaletą, jest bezpieczeństwo, a raczej przewidywalność finansowa. Przykładowo, jeżeli jesteś dyrektorem ecommerce w dużej spółce i chcesz wdrożyć platformę B2B na Magento, to dyrektor finansowy i zarząd będą oczekiwali konkretnej kwoty do przewidzenia w budżecie.

Finansów nie planuje się w sposób nieprecyzyjny, dlatego model Fixed Fee daje tę przewidywalność finansową. Jeżeli masz dobrze opisany zakres do realizacji, wiesz dokładnie ile zapłacisz za niego.

To jest ogromny plus tego modelu rozliczeniowego, ale w zasadzie jedyny.

Wady modelu Fixed Fee

Jako klient powinieneś jednak znać minusy tego rozwiązania.

Mała ilość film, która rozlicza się w tym modelu

Pierwsza wada, to mała liczba firm, która oferuje model rozliczenia Fixed Fee dla średnich i dużych wdrożeń ecommerce. Nie mówimy tutaj o SaaSach, ale o średnich i dużych wdrożeniach. Zresztą, niewiele agencji wdraża nawet Shopify, który jest SaaSem w modelu Fixed Fee. Co to oznacza dla Ciebie?

Powinieneś zapytać agencję na samym początku, czy rozlicza się w modelu Fixed Fee. Prawdopodobnie okaże się, że z 12 agencji oferujących Magento 2, które wybrałeś do wysłania zapytania, nikt nie proponuje tego modelu. Wybierając Fixed Fee przy średnich i dużych wdrożeniach, musisz wybierać spośród znacznie mniejszej liczby agencji e-commerce.

Brak korzyści z szybszej realizacji zadań

Kolejny punkt dotyczy tego, że nie wykorzystujesz tego, że realizacja zadań programistycznych zajmuje mniej niż zakładały pierwotne estymacje.

Jeżeli agencja na przykład wycenia realizację podstrony na czas od 18 do 30 godzin, ale w rzeczywistości zajęło jej to 10 godzin, nie masz z tego żadnej korzyści. Agencja podając stałą wycenę, zakładała, że uda się jej zakodować sklep internetowy w 30 godzin. Jeżeli udało się jej zrobić to w 10 godzin, nie masz żadnych korzyści z tego, że praca została wykonana szybciej, prościej, a kodowanie zajęło mniej czasu.

W modelu Fixed Fee tracisz na tym, że zakodowanie sklepu internetowego zajmie mniej czasu niż było to pierwotnie estymowane. Albo nawet inaczej. Korzyść z tego ma tylko agencja ecommerce.

Nie da się opisać idealnie zakresu projektu w przypadku dużego wdrożenia

Model Fixed Fee wymaga perfekcyjnej analizy biznesowej. Analiza biznesowa (nazywana też fazą discovery) powinna jak najlepiej opisywać efekt końcowy, który chcesz uzyskać.

Jeżeli coś nie jest opisane w analizie biznesowej, prawdopodobnie zakładasz, że to będzie wykonane. Jednak agencja e-commerce, jeśli tego nie opisała, nie będzie tego wdrażała i nie uwzględniła tego elementu w wycenie Fixed Fee.

Wyobraźmy sobie, że przygotowywane były projekty graficzne i mamy stronę rejestracji. Strona rejestracji powinna być wyposażona w walidację. Niestety, pominięto ją w dokumentacji technicznej, która była przygotowywana na samym początku.

Nie została opisana, nie znalazła się na projektach graficznych, a Ty nie sprawdziłeś, czy istnieje. Jest oczywiste, że walidacja na formularzu powinna być wdrożona.

Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, w której zauważysz, że w sklepie internetowym, za który zapłaciłeś 300.000 PLN, nie ma walidacji, agencja ecommerce odwoła się do dokumentacji. Powie, że nie ma w niej nic na temat walidacji, dlatego nie została wyceniona i nie została zrealizowana.

Tak kończy się praktycznie każda dyskusja, a agencja ecommerce ostatecznie poinformuje Cię, że może to wdrożyć, ale będzie to wiązało się z dodatkową opłatą. Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem walidacji to chętnie przygotują Ci odpowiednią wycenę tego dodatkowego zadania. W tym momencie cała przewidywalność budżetu projektu przestaje działać. No bo niby miałeś dokładnie wiedzieć ile zapłacisz, ale jednak pojawiają się dodatkowe koszty.

Pytanie brzmi: czy na etapie fazy discovery przy bardzo złożonym projekcie jesteś w stanie opisać każdą drobną funkcjonalność? Można to zrobić dokładniej lub mniej dokładnie, ale nie da się tego zrobić perfekcyjnie.

Nawet my (zabrzmiało nieskromnie), wykonując fazę discovery bardzo dokładnie, nie jesteśmy w stanie idealnie zapisać 100% zakresu wdrożenia.. Zawsze pojawi się jakiś drobny element, który nie jest opisany, a ostatecznie będzie trzeba go wdrożyć, ponieważ jest to ważna funkcjonalność dla sklepu internetowego.

W takim wypadku wymagana jest idealna faza discovery, a im bardziej skomplikowany projekt, tym trudniej jest ją zrobić. Przy dużych wdrożeniach w zasadzie nie da się wykonać analizy przedwdrożeniowej, która będzie idealnie (100%) opisywała zakres wdrożenia.

💡 Dowiedz się jak przeprowadzić poprawną analizę przedwdrożeniową (biznesową)!

Kosztowna administracja projektu

Kolejnym minusem jest to, że administracja tego projektu jest bardzo kosztowna. Każda zmiana w zakresie projektu e-commerce wymaga podpisania aneksu, co generuje dodatkową administrację.

W przypadku średnich i dużych wdrożeń, liczba takich aneksów może sięgać kilkudziesięciu w ciągu, na przykład, ośmiomiesięcznego projektu. Przygotowanie, podpisywanie i negocjowanie aneksów to kosztowny proces. W modelu Fixed Fee, agencja e-commerce uwzględnia te koszty w wycenie, co sprawia, że budżet projektu jest wysoki.

Rozmowy z prawnikami

Innym minusem związanym z tym procesem są rozmowy z prawnikami. Jeśli nie dojdzie do porozumienia, każda dyskusja będzie sprowadzała się do tego, żeby ustalić co jest opisane w zakresie projektu.

Wyższa wycena końcowa

W modelu Fixed Fee, agencja ecommerce ocenia, ile czasu zajmie jej wdrożenie, zna swoje koszty zatrudnienia pracowników i ocenia, ile chciałaby na tym zarobić.

Wynika stąd końcowa kwota. Agencje e-commerce, mając doświadczenie w realizacji wielu projektów, zdają sobie sprawę, że istnieje możliwość przekroczenia tych estymacji. Aby zapewnić bezpieczeństwo i gwarantować zysk z projektu, agencje często dodają dodatkową marżę do pierwotnej wyceny.

W rezultacie otrzymujemy znacznie wyższą wycenę końcową. Zazwyczaj, jeżeli wycena jest realizowana w modelu Fixed Fee, jest ona średnio o 40 do 60% wyższa niż w przypadku Time and Materials.

Dzieje się tak, ponieważ agencja chce zabezpieczyć swoje ryzyko. W przypadku ewentualnych przekroczeń, koszty te muszą być pokryte przez agencję, dlatego dodaje ona do wyceny koszt ryzyka.

Niestety, nie można tego uniknąć, ponieważ eliminacja ryzyka finansowego z Twojej strony ma swoją cenę (wyrażoną w złotówkach).

Zalety modelu Time & Materials

Model Time & Materials to rozwiązanie, które proponuje większość agencji realizujących średnie i duże wdrożenia e-commerce. Jego zalety i wady są dokładnie odwrotne do modelu Fixed Fee.

Duża liczba film, która rozlicza się w tym modelu

Zalety to duży wybór firm, ponieważ większość z nich rozlicza się w modelu Time & Materials.

Mała ilość prac administracyjnych

Kolejną zaletą jest minimalna ilość administracji, co oznacza brak dodatkowych kosztów z tym związanych.

Rozliczanie się za przepracowane godziny

Dodatkowo, jeżeli prace zajmą mniej czasu, ty na tym zyskujesz, ponieważ rozliczasz się za przepracowane godziny, a nie stałą kwotę.

Przykładowo, jeżeli coś było planowane na 20 godzin, ale zajmuje to faktycznie 10 godzin, to zapłacisz za 10 godzin. To Twoja korzyść.

Wady modelu Time & Materials

Jednak model Time & Materials ma jedną bardzo istotną wadę, która dla wielu osób bywa problematyczna a ostatecznie nie do przejścia.

Nieprzewidywalność finansowa

Agencja może oszacować, że prace zajmą od 800 do 1100 godzin. Jako klient, możecie zapytać: „Czy gwarantujecie, że nie przekroczycie 1100 godzin pracy?”.

Agencja, chcąc być uczciwa, odpowie: „Nie możemy dać takiej gwarancji”. To jest największa i najtrudniejsza kwestia modelu Time & Materials, ponieważ płacicie za przepracowane godziny.

Jeśli okaże się, że projekt nie wymagał od 800 do 1100 godzin, ale już 1600, a nadal trzeba wykonać dodatkowe zadania, to macie problem, bo pewnie podaliście do budżetu za małą kwotę i teraz Dyrektor Finansowy ma w stosunku do Was pewne uwagi.

Chciałbym uprościć tę kwestię. Istnieją sposoby na zwiększenie przewidywalności czasu potrzebnego na wdrożenie sklepu internetowego z rozliczeniem w modelu Time&Materials, nawet jeśli jest to średnie lub duże wdrożenie. Planuję opisać to w kolejnym artykule, który zostanie opublikowany za tydzień. Przedstawię tam metody, które pomogą zminimalizować tą olbrzymią wadę modelu Time&Materials.

Jaki model wybrać do wdrożenia ecommerce?

Jeśli chcemy być całkowicie uczciwi, musimy stwierdzić, że Time & Materials nie daje 100% przewidywalności finansowej. Warto o tym pamiętać. Model ten ma wiele innych zalet, ale ostateczny wybór zależy od was.

Model Fixed Fee będzie droższy, zarówno finansowo jak i pod względem administracyjnym. Wymaga on również więcej zaangażowania w rozmowy administracyjno-prawne, aneksowanie, zmiany zakresów.

Ostatecznie, wybór modelu sprowadzi się pewnie do pytania, czy znajdziecie polecaną agencję, która zgodzi się pracować w modelu Fixed Fee przy średnim albo dużym wdrożeniu ecommerce. Jeżeli nie będzie to opcja, to nawet jeżeli chcecie zapłacić więcej za mniejsze ryzyko (a więc za model Fixed Fee) to niewiele to pomoże, bo zabraknie podaży.

Jeżeli jednak znajdziecie dobrą agencję ecommerce, która zaoferuje wam realizację złożonego projektu B2B i B2C za ustaloną kwotę, i przygotuje perfekcyjną analizę biznesową, w której każdy element jest opisany, ja bym ją wybrał.

Realia są takie, że nawet bardzo dokładna analiza biznesowa nie uwzględni wszystkich drobnych procesów, które w trakcie realizacji projektu okażą się niezbędne do wdrożenia w sklepie internetowym.

W takim przypadku konieczne będzie aneksowanie umowy, a więc wyparowuje nam przewidywalność finansowa modelu Fixed Fee.

Podsumowanie

Nie ma co ukrywać – model Fixed Fee oferuje większą przewidywalność i bezpieczeństwo finansowe, ale wiąże się z nim wyższy koszt. Trzeba więc zastanowić się, czy jesteśmy w stanie zapłacić dużą premię za tę przewidywalność finansową, czy może lepiej wybrać model rozliczeniowy Time and Materials i jednocześnie podjąć działania, które zmniejszą nieprzewidywalność.

Jeżeli planujesz małe wdrożenie ecommerce, czyli takie do 20.000 PLN, niezależnie od tego, czy jest to SaaS, czy open source, masz do dyspozycji wiele firm, które zrealizują projekt w modelu Fixed Fee. Takie wdrożenie jest zwykle mniej skomplikowane i nie wymaga zaawansowanych integracji, więc łatwiej jest określić jego zakres. W takim przypadku polecam model Fixed Fee, który zapewni bezpieczeństwo finansowe.

Jeżeli planujesz średnie lub duże wdrożenie sklepu internetowego, niezależnie czy będzie to open source czy SaaS, a koszt wdrożenia przekracza 100.000 PLN lub 150.000 PLN, osobiście polecam model Time and Materials. Nie jestem skłonny do podejmowania dużego ryzyka, ale nie chciałbym też płacić wysokiej ceny za brak ryzyka. Wybrałbym więc rozliczenie Time & Materials z zastosowaniem kilku dodatkowych ustaleń z agencją, o których napiszę już za tydzień.

Zaciekawił Cię temat rozliczenia w ecommerce, a wiedzę zawartą w tym artykule uważasz za wartościową? Jeśli tak, to koniecznie sprawdź wpis mówiący o tym jak wyrobić się z wdrożeniem ecommerce w założonym budżecie!

Przy okazji – jeżeli jeszcze nie śledzisz mojego profilu LinkedIn, to nie wiesz co tracisz 😉 Piszę o nowościach ze świata Magento i ecommerce developmentu, których po prostu nie można przegapić!

    Chcesz być na bieżąco?

    Zapisz się do newslettera!



    Ile kosztuje wdrożenie Shopify?
    Ile kosztuje wdrożenie Shopify?
    5 największych wad Shopify
    5 największych wad Shopify
    Ile kosztuje utrzymanie Shopify?
    Ile kosztuje utrzymanie Shopify?
    Co wybrać zamiast Magento?
    Co wybrać zamiast Magento?
    Czym jest integracja PunchOut?
    Czym jest integracja PunchOut?