Może wydawać się, że odpowiedź na to pytanie wymaga długiego wywodu naukowego, ale standardowo przedstawię prostą odpowiedź na to trudne pytanie biznesowe.
Jak zmieścić się z wdrożeniem ecommerce w założonym budżecie?
O jakim wdrożeniu ecommerce mowa?
Model rozliczenia Time&Material
Zbieranie ofert i faza analizy przedwdrożeniowej
Reestymacja budżetu wdrożeniowego
Prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu
Założenia dotyczące przekroczenia budżetu
Co zrobić by ostateczny budżet był jak najbliższy pierwotnej estymacji?
Rozbieżności w estymacji budżetu wdrożeniowego
Na co zwrócić uwagę wybierając software house do wdrożenia ecommerce?
Podsumowanie
Jak zmieścić się z wdrożeniem ecommerce w założonym budżecie?
Podczas rozmów z agencjami ecommerce, od których zbierasz oferty, poinformuj, że dysponujesz od 60% do 80% założonego maksymalnego budżetu, który planujesz wydać na projekt.
Mówimy tutaj o wdrożeniach ecommerce w modelu open-source oraz rozwiązaniach dedykowanych.
Przykładowo, jeżeli masz 500.000 PLN na wdrożenie Magento, poinformuj agencję ecommerce, z którą rozmawiasz, że dysponujesz 300.000 PLN. Jeżeli jesteś skłonny podjąć większe ryzyko, możesz zadeklarować, że masz 400.000 PLN.
Deklarując w ten sposób, zwiększasz prawdopodobieństwo, że ostateczny budżet po przygotowaniu oferty, przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej i wdrożeniu sklepu internetowego, wyniesie 500.000 PLN, które założyłeś na smamy początku projektu.
Jeśli chciałbyś bardziej szczegółowo zrozumieć, skąd pochodzą te procenty to zapraszam do dalszej lektury.
O jakim wdrożeniu ecommerce mowa?
Całą historię powinniśmy zacząć od ustalenia, że mówimy o wdrożeniu ecommerce open source, czyli o wdrożeniu platform takich jak Sylius, Magento czy Shopware 6 oraz rozwiązań dedykowanych.
Model rozliczenia Time&Material
Drugim pojęciem, które chciałem wprowadzić na samym początku, jest Time&Material, czyli rodzaj rozliczenia z agencją ecommerce lub software housem, w którym płacisz za przepracowane godziny.
Jeśli dana funkcjonalność wymagała 12 godzin pracy do stworzenia, to płacisz za 12 godzin pracy danej agencji ecommerce zgodnie z ustaloną stawką.
Przykładowo, stawka wynosi 250 PLN, więc twoja końcowa kwota wyniesie 12 godzin x 250 PLN=3.000 PLN.
Dlaczego to jest tak ważne? Ponieważ estymacja budżetu, którą otrzymasz na etapie oferty, to nie jest końcowa kwota, ale właśnie estymacja kwoty, którą zapłacisz za wdrożenie sklepu internetowego lub platformy B2B.
Czyli, jeśli dana agencja ecommerce estymuje, że wdroży sklep w ciągu 200 godzin zgodnie ze stawką godzinową wynoszącą 250 PLN, to nie masz gwarancji, że ostateczna kwota wyniesie 50.000 PLN.
W rzeczywistości, wiesz tylko, że to są mniej więcej okolice tej kwoty. Ostatecznie może się okazać, że kodowanie twojego sklepu internetowego zajęło nie 200, ale 500 godzin. Czyli 2,5 razy więcej.
💡 Przeczytaj oddzielny artykuł i dowiedz się więcej lub co zrobić by rozliczenie Time&Materials było bezpieczniejsze finansowo!
Zbieranie ofert i faza analizy przedwdrożeniowej
Kontynuując naszą historię, załóżmy, że zgłaszasz się do agencji ecommerce po ofertę.
Agencja informuje, że koszt stworzenia twojego sklepu internetowego wynosi X PLN. Zgadzasz się na tę kwotę i dajesz “okejkę” na rozpoczęcie prac. Agencja zaczyna prace od analizy przedwdrożeniowej. Doświadczenie pokazuje, że na tym etapie zakres projektu często się zwiększa.
Może się okazać, że po poznaniu możliwości danego rozwiązania ecommerce, zdecydujesz, że warto wdrożyć dodatkowe funkcje, o których nie rozmawialiście na etapie oferty. Z drugiej strony, na etapie oferty mogły zostać pominięte niektóre procesy. Przykładowo, mogłeś nie pomyśleć o funkcji, która umożliwia składanie zamówień jako gość. Absurdalny przykład, ale jednak.
Może zdarzyć się więc, że zdecydujesz się na dodanie nowych funkcjonalności do swojego projektu. W rezultacie zakres wdrożenia względem pierwotnej oferty zwiększa się.
Z doświadczenia napiszę, że zazwyczaj wzrost ten wynosi około 20%. Jest to przybliżona wartość, która oczywiście może ulec zmianie w zależności od okoliczności. Jeżeli Twój zespół ma dużo dyscypliny i koordynator po stronie agencji jest partnerem do rozmów biznesowych to może uda Ci się wyrobić z 5-10% zwiększeniem zakresu.
Reestymacja budżetu wdrożeniowego
Po fazie analizy przedwdrożeniowej (inaczej nazywana fazą discovery), agencja ecommerce dokonuje ponownej oceny budżetu wdrożeniowego. Wówczas okazuje się, że pierwotny koszt, o którym mówiono na początku, wzrósł do 1,2X.
Jeśli agencja ecommerce nie przedstawiła na początku nieodpowiedniej oferty, która nie miała nic wspólnego z założeniami i była skonstruowana tak, aby wyglądała na tanią i wygrać przetarg, to po etapie fazy discovery powinna wzrosnąć o około 20%. Jeśli wzrost jest czterokrotny, to oznacza, że oferta była na początku nieprawidłowo przygotowana i agencja nie poświęciła za dużo czasu i energii na opracowanie oferty.
Prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu
Po zakończeniu analizy przedwdrożeniowej agencja ecommerce przystępuje do kodowania. Po zakończeniu prac kodowych sklep jest gotowy i uruchomiony produkcyjnie. I teraz pojawia się pytanie—jakie jest prawdopodobieństwo, że agencja ecommerce wyrobi się w estymowanych budżecie.
Doświadczenie osób pracujących przy różnych projektach pokazuje, że budżet ustalony po fazie przedwdrożeniowej praktycznie zawsze zostaje przekroczony.
Dzieje się tak ponieważ, programiści często są zbyt optymistyczni podczas wyceny zadań, a na drodze pojawiają się przeszkody, które nie zostały przewidziane na etapie analizy przedwdrożeniowej.
- Prawie 100% pewność, że to przekroczysz estymację budżetu o 0-20%
- 66% pewności, że przekroczysz o 21-40%
- 33% pewności, że przekroczysz o 41-65%
- 5% pewności, że przekroczysz o więcej niż 66%
Założenia dotyczące przekroczenia budżetu
W zależności od twojej skłonności do ryzyka, powinieneś założyć, że ten budżet zostanie przekroczony od 20% do 40%.
Jeżeli chcesz być bardzo bezpieczny, powinieneś założyć, że ten budżet zostanie przekroczony o więcej niż 66%, choć to są już ekstremalne przypadki i jednak prawdopodobieństwo jest bardzo niskie.
Wraz z naszym zespołem sugerujemy, że powinieneś założyć około 40%, to będzie bezpieczne bezpieczne podejście.
Biorąc pod uwagę, że pierwotny budżet na etapie oferty to X, później ten budżet wzrósł na etapie fazy discovery o 20%, masz już 1,2X.
Powinieneś założyć, że po zakończeniu prac kodowych, wzrośnie on o kolejne 40%, w efekcie to będzie w sumie 1,68X. Stąd jeżeli na samym początku rozmów powiesz, że masz 0,6x to po przemnożeniu tej wartości przez 1,68 otrzymasz 0,6×1,68x=1,008x
Co zrobić by ostateczny budżet był jak najbliższy pierwotnej estymacji?
Wiecie już, że ostateczny budżet wdrożenia sklepu internetowego może różnić się od estymacji z oferty. W tym momencie powstaje pytanie jak sprawić, aby różnica między ostatecznym budżetem a pierwotną estymacją była jak najmniejsza?
Odpowiedź jest prosta. Wskazałem kilka punktów, na które powinieneś zwrócić uwagę, aby ostateczny budżet wdrożenia sklepu internetowego był jak najbliższy początkowym estymacjom z oferty
Rozbieżności w estymacji budżetu wdrożeniowego
Zastanówmy się, gdzie powstają różnice w estymacjach budżetu.
Pierwsza różnica pojawia się na etapie przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Tam pojawia się pewna różnica w stosunku do pierwotnej estymacji z oferty.
Następnie pojawia się druga różnica, która jest różnicą między tym, co zostało wyestymowane po fazie przedwdrożeniowej a tym, co faktycznie zaistniało podczas kodowania sklepu internetowego.
Nasze rekomendacje dotyczące minimalizacji różnic wdrożeniowych podzielone są na dwa etapy.
1. Rozbieżności na etapie analizy przedwdrożeniowej (fazy discovery)
W pierwszym etapie, gdzie pojawia się pierwsza różnica (około 20%) istotne jest, kto będzie zarządzał analizą przedwdrożeniową po stronie agencji ecommerce.
Sugeruję, aby był to konsultant ecommerce z dużym doświadczeniem. Taka osoba ma uprawnienia do dyskusji na temat tego, co można pominąć, co jest konieczne do wdrożenia, a co nie.
Podczas etapu fast discovery pojawiają się nowe pomysły, dokładniej przeglądamy strony konkurencji i chcielibyśmy wdrożyć wszystko. Jednak nie wszystko jest równie ważne i nie wszystko ma taki sam wpływ na generowany później przychód (na przykład na generowany współczynnik konwersji). Potrzebujecie doradcy, który powie wam, które pomysły są dobre, ale nie powinniśmy ich od razu wdrażać, ponieważ zwiększą one budżet wdrożeniowy.
Rozważmy na przykład wdrożenie one-step checkout. Chcecie go wdrożyć, aby zwiększyć współczynnik konwersji. Jednak nie ma żadnych badań przeprowadzonych na dużej próbce, które pokazałyby, że one-step checkout generuje wyższy współczynnik konwersji niż wielokrokowy. Dlatego potrzebujecie osoby, która zainicjuje i poprowadzi dyskusję oraz będzie partnerem podczas rozmów.
Z drugiej strony, jeśli będziecie mieli Project Managera albo Junior Project Managera, który jest odpowiedzialny za przeprowadzanie fazy discovery i na tym etapie analizy biznesowej współpracują z Wami tylko ten koordynator i deweloper. To jeśli brakuje osoby biznesowej taki Project Manager będzie wrzucał do wdrożenia wszystko, co zasugerujecie. Klasyka gatunku mówi, że “chcemy, żeby nasze MVP uwzględniało wszystkie funkcjonalności Allegro, TIMu i Reserved”.
Finalnie okaże się, że Wasz końcowy budżet w stosunku do Waszej oferty wzrósł nie o 20%, ale trzykrotnie. Często spotykamy się z klientami, którzy już przeszli fazę discovery, ale okazało się, że różnica między tą fazą a pierwotną ofertą jest tak duża, że zaczynają się zastanawiać, co się stało, że budżet tak bardzo wzrósł.
Jeśli chcecie uniknąć sytuacji, w której budżet i estymacja wdrożenia sklepu internetowego wzrastają kilkukrotnie, potrzebujecie osoby biznesowej z doświadczeniem w ecommerce.
Wymagany jest mocny zespół po stronie wybranej agencji ecommerce już na etapie analizy przedwdrożeniowej.
Drugi etap, kiedy powstają rozbieżności jest pomiędzy zaktualizowaną estymacją i zakończeniem wdrożenia. W tym momencie zaczyna się kodowanie i niespodziewanie okazuje się, że koszt, który miał wynieść 500 tysięcy, wzrasta do 1,5 miliona. Wdrożenie często zajmuje więcej czasu, niż przewidywano na etapie odkrywania. W tym kontekście, istotne są cztery aspekty. Pierwszym z nich jest jakość analizy przedwdrożeniowej. Analiza ta powinna jak najdokładniej opisywać zakres pracy do wykonania. Jeżeli jakieś elementy nie są precyzyjnie opisane, mogą powstać nieporozumienia. Złota zasada mówi, że jeżeli czegoś nie ma w analizie albo na projektach graficznych to Ty zakładasz, że to będzie a agencja ecommerce, że tego nie będzie robiła. W takim przypadku, dodatkowe koszty ponosi klient, który rozlicza się z agencją w modelu Time Material. Mimo, że pierwotna cena mogła być niższa, dodatkowe koszty i tak będą poniesione za elementy, które nie zostały precyzyjnie określone na etapie fazy discovery.
2. Rozbieżności między estymacjami po fazie analizy przedwdrożeniowej a pracami kodowymi
Przyjrzyjmy się bliżej temu co może poprawić zbieżność estymacji z faktycznym budżetem.
- Między innymi jest to jakość opisu pracy do zakodowania na etapie fazy discovery.
Jeżeli opis jest nieprecyzyjny, programiści mogą mieć trudności z dokładnym oszacowaniem czasu potrzebnego na realizację zadania.
W takim przypadku prowadzi to do dalszych rozbieżności. Im mniej dokładnie jest opisane zadanie lub dana funkcjonalność, tym większe są rozbieżności w szacowaniu czasu pracy przez programistów.
Mają oni tendencję do zaniżania pracochłonnościi. Jeżeli coś jest niejasno opisane, mogą ocenić, że wykonanie zadania zajmie im 16 godzin, podczas gdy w rzeczywistości może to zająć nawet 32 godziny.
Stąd wynika kolejny problem, ponieważ niedokładna analiza przedwdrożeniowa nieprecyzyjnie określa zakres pracy.
- Kolejnym czynnikiem przekraczania budżetu jest niedokładne opisanie, jak ma działać dana funkcjonalność na koniec dnia.
Programista, nie mając pełnej wiedzy, może zrobić założenie i zacząć kodować, na przykład frontend. Gdy funkcjonalność jest już zakodowana, Koordynator projektu przedstawia ją klientowi.
Jeśli klient stwierdzi, że wyobrażał sobie to inaczej i zażąda zmian, Koordynator projektu oczywiście zgodzi się na ich wprowadzenie. Jednak koszt tych zmian ponosi klient czyli Ty…
Dlaczego? Ponieważ coś było niedogadane, niedoprecyzowane na początku. Programista mógł przypuszczać, że zrealizuje zadanie na swój sposób, ale jeśli nie spełnia to Twoich wymagań, ponosisz koszty za niewłaściwie wykonane zadanie na samym początku, za cofnięcie zmian oraz za ponwne, tym razem poprawne wykonanie zadania.
Im mniej precyzyjna jest faza discovery, która opisuje efekt końcowy i zakres projektu, tym większe są rozbieżności, co skutkuje zwiększeniem budżetu.
Faza discovery powinna dostarczyć przede wszystkim dokładne user stories i kryteria akceptacyjne. Jeśli chcesz zobaczyć, jak powinno to wyglądać, przeczytaj wpis o tym jak przeprowadzić analizę biznesową przed wdrożeniem Magento!
Architektura systemu powinna opisywać jakie aplikacje są zawarte w całym ekosystemie, z jakimi aplikacjami system ecommerce wchodzi w interakcję, jak przebiega ta integracja, co jest przedmiotem integracji.
Projekty graficzne powinny prezentować przynajmniej dwie rozdzielczości, mobile i desktop oraz wszystkie statusy.
Nie chodzi tylko o to, aby otrzymać kartę produktu, ale również o to, aby pokazać, co się dzieje, gdy produkt jest niedostępny, jak wygląda projekt, gdy produkt jest w promocji i ma promocję cenową.
Im dokładniej przeprowadzona jest analiza przedwdrożeniowa, tym mniejszy będzie rozjazd pomiędzy estymacją kosztów wdrożenia sklepu internetowego a faktyczną kwotą, jaką zapłacicie.
Jeżeli przeprowadzicie ogólną fazę discovery i zostanie ona tak sobie opisana, może się zdarzyć, że ktoś oszacuje koszt wdrożenia na 300.000 PLN, a faktycznie zapłacicie 1.470.000 PLN za realizację wszystki prac.
Jeżeli natomiast faza discovery jest wykonana po prostu poprawnie. Efekt kończowy jest szczegółowo opisany, różnica między estymacją a faktycznymi kosztami będzie znacznie, znacznie mniejsza.
Właśnie dlatego warto zainwestować więcej w fazę discovery. Choć kosztuje ona więcej niż ogólne opisanie zakresu, daje większą pewność co do budżetu i minimalizuje rozbieżności.
- Kolejnym aspektem jest regularne śledzenie postępów w tworzeniu Waszego sklepu internetowego.
Powinniście co dwa tygodnie otrzymywać informacje o nowych funkcjonalnościach i elementach do przetestowania.
Dzięki temu, jeżeli coś pójdzie nie tak i zostaną popełnione błędy przy wdrażaniu danej funkcjonalności, im wcześniej te błędy zostaną wykryte, tym szybciej je usuniecie.
Jeżeli prace nad jakąś funkcjonalnością trwały 4 miesiące i dopiero po tym czasie zostanie Wam pokazany efekt końcowy, a błąd został popełniony na samym początku prac, to stracicie 4 miesiące i całą masę pieniędzy.
Dlatego co dwa tygodnie powinniście otrzymywać kolejny przyrost funkcjonalności i obserwować rozwój sklepu. Celem jest szybkie wyłapywanie ewentualnych błędów i sprawdzanie, czy sklep rozwija się zgodnie z planem.
- Kolejnym istotnym punktem jest jak najwcześniejsze rozpoczęcie integracji.
Jeżeli w harmonogramie projektu zauważycie, że prace nad integracjami są realizowane bardzo wcześnie, jest to dobry znak.
Świadczy to o przewidywaniu, że integracje są najtrudniejszym elementem projektu, gdzie mogą pojawić się największe błędy.
- Ostatni punkt dotyczy koordynatora projektu.
To jest osoba, która zarządza wdrożeniem Twojego sklepu internetowego i szybko raportuje wszystkie ryzyka i pojawiające się problemy.
Możecie to sprawdzić w prosty sposób. Jeżeli jesteście na etapie zbierania ofert, zapytajcie, jaki project manager będzie realizował Wasz projekt.
Dodatkowo, poproście o przykładowy raport z ryzykami z danego tygodnia, które dotyczą jakiegoś projektu wdrożeniowego. Jeżeli koordynator projektu nie widzi żadnych ryzyk, to nie jest to dobry znak.
Ryzyka projektowe są zawsze obecne. Celem jest jak najszybsze zauważenie i omówienie ryzyk projektowych. Jeżeli te kwestie są odpowiednio zarządzane, końcowy budżet wdrożenia będzie bardzo bliski estymacjom.
W przeciwnym wypadku, końcowy budżet wdrożenia może znacznie się zwiększyć, nie tylko o 10% czy 20%, ale nawet o kilkaset procent.
Na co zwrócić uwagę wybierając software house do wdrożenia ecommerce?
Na koniec, jedno ważne spostrzeżenie z moich obserwacji rynku.
Wybierając agencję ecommerce do współpracy, zwróćcie uwagę oczywiście na budżet ale również na prawdopodobieństwa przekroczenia tego budżetu.
Przykładowo, jedna agencja może zaproponować 480.000 PLN inna 520.000 PLN, jeszcze inna 640.000 PLN, a ktoś może zaproponować realizację za 140.000 PLN.
Wszystko jest w porządku, jeżeli prawdopodobieństwo przekroczenia tej estymacji jest w każdym przypadku takie samo. Jednakże, na co powinniście zwrócić uwagę, to nie tylko porównanie budżetów, ale także ocena prawdopodobieństwa przekroczenia tego budżetu przez daną agencję ecommerce.
Czyli, może się zdarzyć, że ktoś zaproponuje 640.000 PLN, ale patrząc na procesy realizowane przez tę agencję, można stwierdzić, że prawdopodobieństwo przekroczenia tego budżetu jest stosunkowo niskie.
Ktoś inny może zaproponować 380.000 PLN, ale analizując sposób realizacji projektów przez tę agencję, można dojść do wniosku, że budżet zostanie przekroczony kilkukrotnie.
Ostateczny budżet może różnić się od tego zaproponowanego w ofercie. Ważne jest, aby wybrać taką agencję e-commerce, która minimalizuje tę różnicę i utrzymuje budżet pod kontrolą.
Podsumowanie
Prostym rozwiązaniem tego żeby utrzymać się w założonym budżecie podczas wdrażania ecommerce’u open source lub dedykowanego jest zakładanie, że jeżeli chcecie mieć ostateczny budżet X, powinniście na etapie zbierania ofert, informować agencję ecommerce, że dysponujecie kwotą od 0,6X do 0,8X.
W ten sposób, jeżeli wybierzecie agencję, która przeprowadzi solidną analizę biznesową i wykonuje dobrą pracę podczas kodowania, ostateczny budżet wyniesie założone X.
Jeśli rozważasz wdrożenie Magento, skontaktuj się z nami. Przygotujemy dla Ciebie rzetelną estymację wdrożenia sklepu internetowego i przedstawimy nasz plan działania, aby ostateczny budżet wdrożenia był jak najbardziej zgodny z pierwotną estymacją.
Przy okazji – jeżeli jeszcze nie śledzisz mojego profilu LinkedIn, to nie wiesz co tracisz 😉 Piszę o nowościach ze świata Magento i ecommerce developmentu, których po prostu nie można przegapić!
