Dzięki temu wpisowi będzie łatwiej rozmawiało Ci się z agencja ecommerce oraz prawnikami podczas negocjowania umowy. Podrzucam w nim pomysły na 4 bardzo ciekawe zapisy, które zwiększą Twoje bezpieczeństwo.
Jakie są 4 ważne zapisy w umowie ecommerce?
Jak standardowo wygląda proces podpisywania umowy?
4 ważne zapisy w umowie wdrożenia ecommerce
Podsumowanie
Jakie są 4 ważne zapisy w umowie ecommerce?
Te 4, które chciałbym tutaj wyróżnić to:
- Gwarancja nieprzekroczenia określonej liczby godzin, jeśli rozliczasz się w modelu Time and Materials./li>
- Zabezpieczenie kwestii praw autorskich, zwłaszcza w kontekście modułów rozwiązań tworzonych specjalnie dla Twojego projektu, oraz zapewnienie licencji do gotowych modułów, które zostaną wykorzystane w Twoim projekcie i które agencja e-commerce ma już napisane.
- Wprowadzenie do umowy zapisu definiującego, czym jest błąd rażący, wraz z zapisem, że takie błędy będą naprawiane na koszt wykonawcy.
- Struktura umowy, która powinna być skonstruowana w taki sposób, że można ją podzielić na dwie fazy lub dwie różne umowy – umowę dotyczącą fazy przedwdrożeniowej i umowę dotyczącą wdrożenia.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego uważam, że te 4 zapisy są niezwykle ważne i jak wdrożenie tych rozwiązań do umowy może zwiększyć Twoje bezpieczeństwo oraz ułatwić Ci późniejsze życie podczas wdrożenia sklepu internetowego, zapraszam do dalszej lektury.
Jak standardowo wygląda proces podpisywania umowy?
Gdy jako klient decydujesz się na współpracę z agencją ecommerce, informujesz o swoim zamiarze i prosisz o projekt umowy. Zazwyczaj projekt umowy jest przygotowywany przez agencję lub software house, z którym planujesz współpracę.
To jest naturalne, ponieważ agencje ecommerce realizują takie projekty codziennie. Ich dział prawny lub zewnętrzna firma obsługująca agencję od strony prawnej ma przygotowany projekt umowy na ten konkretny typ współpracy.
W praktyce, lepiej pozostawić to w ich rękach, ponieważ agencja i prawnicy pracujący dla niej mają duże doświadczenie w tym konkretnym typie projektów IT. Zazwyczaj umowa obejmuje wszystkie najważniejsze punkty współpracy przy wdrożeniu sklepu internetowego, platformy B2B, lub PIM.
Nie zalecam, aby umowa była przygotowywana przez Twoich prawników. Jeżeli jesteś firmą produkcyjną, twoi prawnicy mogą nie być specjalistami w projektach IT, a na pewno nie w projektach wdrożenia ecommerce. To prawdopodobnie byłaby ich pierwsza umowa tego typu i mogliby pominąć wiele istotnych punktów.
Najlepiej jeżeli strona przygotowująca projekt umowy wie i rozumiem jak w rzeczywistości realizowany jest później projekt wdrożeniowy. Dzięki temu zapisy nie będą oderwane od praktyki biznesowej.
4 ważne zapisy w umowie wdrożenia ecommerce
Jako firma, która planuje wdrożenie platformy B2B lub sklepu internetowego, otrzymasz propozycję umowy.
Powinieneś zwrócić uwagę na 4 punkty, które często są pomijane lub nie są negocjowane przez klientów. Dzięki tej wiedzy, łatwiej ci będzie rozmawiać z wykonawcą i prawnikami reprezentującymi agencję ecommerce.
1. Gwarancja nieprzekroczenia budżetu
Pierwszy punkt to gwarancja nieprzekroczenia określonej liczby godzin. Zazwyczaj, kiedy współpracujesz z agencją ecommerce w modelu Time & Materials, rozliczasz się za przepracowane godziny.
Wadą tego modelu rozliczeniowego jest brak gwarancji nieprzekroczenia określonej liczby godzin. I tym samym brak bezpieczeństwa finansowego. W jednym z poprzednich artykułów opisałem, jak zwiększyć bezpieczeństwo rozliczenia Time & Materials. Teraz pójdę krok dalej.
Zaproponuję konkretny zapis do umowy, który zwiększy bezpieczeństwo tego modelu rozliczeniowego. Jeżeli rozliczasz się za przepracowane godziny, na początku współpracy otrzymujesz estymację liczby godzin, która jest potrzebna na wdrożenie platformy.
Nie masz jednak gwarancji, że wdrożenie odbędzie się w określonej liczbie godzin. Agencja ecommerce może estymować, że wdrożenie Twojego rozwiązania to na przykład 1000 godzin lub 500 godzin. Jednak w trakcie prac okazuje się, że to nie jest 1000 godzin, tylko 8000 godzin.
To oznacza ośmiokrotną różnicę. Zgodnie z zasadami rozliczenia Time and materials, musisz zapłacić za te 8000 godzin. W takim wypadku możesz być zdenerwowany, zastanawiając się, po co była ta pierwsza estymacja, skoro nie miała ona nic wspólnego z rzeczywistością.
W takiej sytuacji, możesz zaproponować agencji ecommerce wykonanie dokładnej analizy przedwdrożeniowej. Ta analiza powinna dokładnie opisywać zakres wdrożenia. Gdy zostanie to zrealizowane, poproś agencję o aktualizację estymacji budżetu potrzebnego na wdrożenie sklepu internetowego. Agencja dokonuje szacunków i podaje powiedzmy 736 godzin * 250 PLN = 184.000 PLN na wdrożenie.
Wtedy możesz zgodzić się na takie warunki z dodatkowym zapisem do umowy:
- Jeżeli jednak końcowa liczba godzin za wdrożenie przekroczy o ponad 30% estymację 736 godzin, płacisz 50% stawki godzinowej za każdą dodatkową godzinę ponad 736 godzin.
- Jeżeli ostateczny koszt wdrożenia przekroczy o więcej niż 50%, płacisz 0 zł za każdą dodatkową godzinę ponad to przekroczenie 50%.
Takie założenie jest hybrydą modelu Time & Materials i Fixed Fee.
Z jednej strony, daje Ci to bezpieczeństwo finansowe. Wiesz, że nie zapłacisz więcej niż 1,5-krotność estymacji.
Z drugiej strony jeżeli agencja przygotowała rzetelną wycenę to nie będzie miała problemu z akceptacją tego zapisu.
Z trzeciej strony, jeżeli agencja wyrobi się nie w 736 godzin, tylko w 600 godzin, zapłacisz za 600 godzin, ponieważ rozliczasz się w modelu Time & Materials (a więc będziesz mógł wykorzystać zalety modelu Time & Materials)
Genialny zapis.
Prawa autorskie
Drugim punktem jest kwestia praw autorskich. Decyzja o wdrożeniu silnika ecommerce często wiąże się z wyborem licencji open source. Przykładowo, Magento oferuje Community Edition, za którą nie musisz płacić.
Podobna sytuacja dotyczy Presty czy Syliusa – nie płacisz za licencję, korzystasz z tzw. licencji open source.
Następnie pojawia się pytanie, czy agencja ecommerce może przenieść prawa autorskie do kodu open source. Odpowiedź brzmi: nie. To dlatego, że agencja ecommerce nie jest właścicielem tego kodu. Agencja ecommerce często tworzy jednak moduły, które są dodatkowo wpinane do Twojego sklepu internetowego i do silnika open source.
W tym kontekście powinieneś zadbać o kilka rzeczy.
- Po pierwsze, otrzymać prawa autorskie do wszystkich projektów graficznych, które zostaną stworzone podczas realizacji projektu.
- Po drugie, upewnić się, że otrzymasz wszystkie prawa autorskie do modułów, które zostaną indywidualnie dopisane do Twojego projektu.
- Po trzecie, uzyskać licencję, najlepiej bezpłatną, od agencji e-commerce, jeżeli ta wykorzystuje moduły, które wcześniej już napisała.
Przykładowo, agencja ecommerce mogła już stworzyć swój własny moduł do omnibusa, co oznacza, że nie musisz ponosić kosztów wytworzenia całego modułu i rozwiązania.
Musisz jednak mieć pewność, że po zakończeniu współpracy z agencją, będziesz mógł wykorzystywać ten moduł cały czas w swoim sklepie. Musisz posiadać licencję na wykorzystanie i modyfikację tego modułu. Licencja powinna być jak najdłuższa. To jest bardzo ważne, więc powinieneś zadbać o ten aspekt.
Definicja błędu rażącego
Kolejnym punktem, który powinieneś zawrzeć w umowie z agencją ecommerce na stworzenie sklepu internetowego, jest definicja błędu rażącego.
Jeżeli rozliczasz się w modelu Time & Materials, to za kodowanie z błędami i późniejsze rozwiązywanie problemów płacisz Ty. Można jednak wprowadzić definicję błędu rażącego.
Co to może być? Może to być sytuacja, gdy na stronie logowania masz link do przypomnienia hasła, ale po kliknięciu, zamiast lądować na odpowiedniej stronie, pojawia się zupełnie inna podstrona, na przykład feed z Instagrama.
W takim przypadku nie chciałbyś płacić za tak rażący błąd. Chciałbyś wprowadzić definicję błędu rażącego i naprawianie takiego błędu powinno odbywać się bezpłatnie.
Ważne jest jednak, aby pamiętać, że niedokończone funkcjonalności nie są błędami.
Należy więc rozróżnić dwie sytuacje: kiedy coś jest błędem, czyli zostało zakodowane do końca i działa niezgodnie z założeniami, lub kiedy coś nie zostało dokończone. W przypadku pierwszej sytuacji, możesz zastosować definicję błędu rażącego w przypadku drugiego nie za bardzo.
Konstrukcja umowy
Ostatni aspekt, który chciałbym poruszyć, to konstrukcja umowy. Najlepszym rozwiązaniem jest decyzja na samym początku, czy chcesz podpisać umowę na analizę przedwdrożeniową i wdrożenie jednocześnie, czy tylko na samą analizę przedwdrożeniową.
Podpisanie umowy na samą analizę przedwdrożeniową jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ na etapie analizy przedwdrożeniowej nie jest wytwarzane oprogramowanie, co oznacza, że nie będzie tam wszystkich zapisów dotyczących sposobów wytwarzania oprogramowania. Nie będzie wszystkich zapisów dotyczących SLA.
W skrócie, podpisanie tej umowy będzie znacznie szybsze. Jeśli jesteś na takim etapie, że termin rozpoczęcia współpracy ma dla Ciebie istotne znaczenie, podpisanie umowy na samą analizę przedwdrożeniową jest świetnym pomysłem.
W miarę zbliżania się do końca tej analizy, możesz rozpocząć procesowanie umowy na wdrożenie. Podzielenie tych dwóch umów daje możliwość przetestowania agencji ecommerce przed zobowiązaniem się do realizacji projektu wdrożeniowego.
Pozwoli to na sprawdzenie, jak przebiega współpraca z daną agencją i ocenienie, czy chcesz kontynuować z nią pracę.
Alternatywnie, jeśli chcesz zarezerwować dla siebie agencję i zależy Ci na jak najkrótszym czasie wdrożenia, powinieneś podpisać umowę od razu na analizę przedwdrożeniową i wdrożenie.
Warto jednak pamiętać, że proces podpisywania umowy na analizę przedwdrożeniową i wdrożenie jednocześnie zajmuje więcej czasu niż na samą analizę przedwdrożeniową. W takiej umowie jest wiele zapisów dotyczących praw autorskich, wytwarzania oprogramowania, tematów SLA, co sprawia, że jest ona znacznie bardziej skomplikowana.
Podsumowanie
Jestem przekonany, że jeśli zastosujesz wyżej omówione punkty, zwiększysz swoje bezpieczeństwo, zwłaszcza finansowe, w projekcie tworzenia nowego ecommerce.
Podsumowując, cztery ważne zapisy, które powinieneś wdrożyć w umowę z agencją e-commerce lub software house’em, to:
- Gwarancja nieprzekroczenia maksymalnej liczby godzin w przypadku rozliczenia Time & Materials (czyli za przepracowane godziny).
- Ustalenie kwestii praw autorskich, zapewnienie przekazania praw autorskich do projektów graficznych oraz indywidualnie wytwarzanych modułów i zapewnienie licencji do modułów, które są dostarczane przez agencję bezpłatnie.
- Wprowadzenie definicji błędu rażącego i określenie, jak powinna wyglądać zapłata za prace związane z usuwaniem takich błędów.
- Czwartym punktem jest podział umowy na analizę przedwdrożeniową oraz realizację wdrożenia.
Mam nadzieję, że pomogłem.
Jeśli obecnie zastanawiasz się nad wdrożeniem ecommerce i myślisz o Magento to hej, pogadajmy. Na samym początku zapoznamy się z Twoją sytuacją i zobaczymy czy jesteśmy w stanie Ci pomóc.
