Oprócz tego czym są całkowite koszty posiadania, dowiesz się również dlaczego są one tak ważne i w jaki sposób można je zmniejszyć!
Co to jest Total Cost of Ownership (TCO)?
Dlaczego całkowite koszty posiadania są tak ważne?
W jaki sposób koszty wdrożenia wpływają na TCO?
Jak zmniejszyć całkowite koszty posiadania?
Podsumowanie
Co to jest Total Cost of Ownership (TCO)?
Total Cost of Ownership, czyli całkowite koszty posiadania uwzględniają zarówno koszt wdrożenia technologii, koszt jej utrzymania, rozwijania, hostingu, licencji jak i naprawianie błędów.
Najczęściej prezentuje się TCO w ujęciu kilkuletnim (przykładowo z perspektywy 5 lat), co pozwala na dokładne porównanie nie tylko kosztów wdrożenia, ale także pełnych kosztów posiadania technologii w perspektywie kilku lat.
W dalszej części artykułu przedstawię nie tylko szczegółowy obraz Total Cost of Ownership, ale również przykładowe sposoby na optymalizację tych kosztów. Omówię również dwie różne perspektywy, które pojawiają się niemalże w każdej organizacji i sposób, w jaki podchodzą one do zarządzania całkowitym kosztem posiadania danej technologii. Zapraszam do lektury.
Dlaczego całkowite koszty posiadania są tak ważne?
Pierwszym krokiem jest uwzględnienie całkowitych kosztów posiadania podczas wyboru danej technologii. Powinniśmy być w pełni świadomi ich wysokości, aby podjąć decyzję najkorzystniejszą dla naszego biznesu.
Aby zilustrować to, przyjrzyjmy się krótkiemu przykładowi.
Załóżmy, że prowadzimy ecommerce na Magento, który ruszył 01.10.2023 roku. Tutaj przedstawiam Total Cost of Ownership na lata 2023-2028.
Wyobraźmy sobie, że dzisiaj jest 01.01.2023 roku. Przede wszystkim, w pierwszym roku mamy koszty wdrożenia tej technologii, które wynoszą 416.000 PLN. Wdrożenie zajmuje 9 miesięcy. Ale co więcej, w perspektywie 5 lat za tą technologię zapłacimy praktycznie 1.900.000 PLN.
Oczywiście, uwzględnione są tu wszystkie koszty, takie jak utrzymanie technologii, rozwój platformy, aktualizacje wersji Magento oraz opłaty za hosting. Do tego dochodzi jeszcze przewidywana średnioroczna inflacja, która również wpłynie na całkowite koszty posiadania.
Popatrzymy na koszty utrzymywania i posiadania tej platformy w 2027 roku. Uwzględniając inflację i fakt, że miesięcznie przeznaczymy 20 godzin na utrzymanie i 60 godzin na rozwój, w 2027 roku zapłacimy 373.500 PLN tylko za utrzymanie i rozwijanie platformy.
To pokazuje, jak naprawdę wyglądają koszty, co zdecydowanie zmienia perspektywę i pozwala inaczej podejść do planowania finansowego.
Wdrożyliśmy Magento w wersji open-source, nie płacimy za licencję, więc mogłoby się wydawać, że koszty utrzymania i rozwoju są niewielkie. Jak jednak widać—nie do końca.
W jaki sposób koszty wdrożenia wpływają na TCO?
Pierwszy wniosek, który możemy wyciągnąć, to taki, że powinieneś wiedzieć, ile wynosi całkowity koszt posiadania wybranej technologii.
Drugi, dotyczy optymalizacji kosztów związanych z technologią. Powinieneś raczej optymalizować całkowite koszty posiadania, a nie koszt wdrożenia.
Dlaczego? Ponieważ w perspektywie kilku lat koszt wdrożenia nie będzie miał aż tak dużego udziału w całkowitych kosztach posiadania. Jeżeli optymalizujesz koszty wdrożenia w niewłaściwy sposób, odzwierciedli się to w wysokich całkowitych kosztach posiadania.
Zresztą popatrzmy na przykład. Załóżmy, że koszt wdrożenia wynosi 416.000 PLN. Może jednak zastanawiasz się, jak zapłacić mniej za wdrożenie. Powiedzmy, że chciałbyś zapłacić za wdrożenie nie 416.000 PLN, ale 349.000 PLN.
Zmniejszenie liczby funkcjonalności
Naturalnym sposobem jest oczywiście zmniejszenie liczby funkcjonalności, ale zakładamy, że chcesz utrzymać ten sam zakres funkcjonalności wdrożenia, a jednocześnie zapłacić mniej. Jak to osiągnąć?
Możliwe jest to poprzez wykorzystanie gotowych modułów. Instalacja większej liczby gotowych, ale średniej jakości modułów na Magento, może zmniejszyć koszt wdrożenia. W końcu zamiast pisać dany kod od początku programista wykorzystuje to co już istnieje i nie trzeba tego pisać od zera.
Jednak pojawia się pewien problem. Jeśli zastosujesz dużą ilość gotowych modułów, będziesz musiał poświęcić po wdrożeniu więcej godzin na utrzymanie i rozwiązywanie problemów (niekompatybilności), a mniej na rozwój.
Nie przeznaczysz tyle samo godzin miesięcznie, co w poprzednim przypadku. W rezultacie, zamiast wdrażać 3 do 5 nowych funkcjonalności na kwartał, będziesz mógł wypuścić tylko jedną. Powodem jest to, że z 80 godzin wydawanych na prace programistyczne będziesz przeznaczał aż 60 godzina na utrzymanie a tylko 20 na faktyczne wdrażanie nowych funkcjonalności.
Oszczędzisz więc 30.000 PLN w perspektywie 5 lat, ale spowolnisz rozwój serwisu trzykrotnie!
Pytanie brzmi, czy to jest odpowiedni sposób na optymalizację całkowitych kosztów posiadania. W mojej ocenie—Zdecydowanie nie. 6.000 PLN oszczędności rocznie za trzy razy wolniejszy rozwój. Nie jest to interes życia.
W przypadku zastosowania ekstremalnej ilości gotowych modułów w celu zmniejszenia kosztów wdrożenia z 416.000 PLN do 280.000 PLN, gwarantuję, że będziesz musiał poświęcić większość czasu pracy agencji ecommerce na rozwiązywanie problemów.
W takim przypadku, na rozwój poświęcamy 0 godzin, natomiast na rozwiązywanie problemów, bugów, błędów przeznaczamy 85 godzin miesięcznie. Oczywiście jest to uproszczenie, ale dobrze obrazuje zjawisko..
Ostatecznie płacimy 1.881.000 PLN przez 5 lat, oszczędzając jedynie 8.000 PLN w porównaniu do wyjściowego scneariusza. Koszty wdrożenia są zdecydowanie niższe, wynoszą 280.000 PLN, w porównaniu do 416.000 PLN. Problemem jest jednak brak rozwoju naszego serwisu.
Przez 5 lat nie następuje żaden rozwój. Czy to jest właściwy sposób optymalizacji kosztów? Moja sugestia jest taka, że lepiej zainwestować więcej na początku, co pozwoli na sprawniejszy rozwój systemu. Ponieważ po wdrożeniu nie będziemy wydawali pieniędzy tylko na naprawianie całego systemu i rozwiązywanie ciągłych bugów.
Tak jak pisałem wcześniej, oszczędzając 30.000 PLN w okresie 5 lat, nasz serwis rozwija się 3 razy wolniej. Oszczędzając tylko 8.000 PLN w okresie 5 lat, nasz serwis nie rozwija się wcale.
Mniejsza stawka godzinowa software house’u
Jednym z rozsądnych sposobów na zmniejszenie kosztów jest znalezienie innej agencji ecommerce, która ma niższe stawki godzinowe (ale oferuje tak samą dobrą jakość pracy i kodu—czego sprawdzenie na etapie wybierania agencji jest trudne).
Na przykład, zamiast 250 PLN, stawka wynosi 230 PLN za godzinę, co pozwala zaoszczędzić około 100.000 PLN w ciągu 5 lat.
Pytanie brzmi, czy zespół z niższą stawką godzinową jest równie dobry jak ten z wyższą. Warto zastanowić się, czy oszczędność jest warta potencjalnego spadku jakości usług.
Wybór takiej agencji jest korzystny pod warunkiem, że jesteśmy pewni wysokiej jakości pracy i tworzonego oprogramowania, ale jeśli istnieją wątpliwości co do jakości ich usług, warto zastanowić się dwa razy czy oszczędność 100.000 PLN (czyli 5% TCO) rekompensuje nam ryzyko. Ostateczna decyzja zależy od indywidualnego podejścia do ryzyka i tutaj nie mam dobrej odpowiedzi. Zamiast tego w jednym z kolejnych wpisów opiszę po prostu jak sprawdzić agencję ecommerce przed decyzją o współpracy.
Tańsza analiza przedwdrożeniowa
Innym podejściem jest oszczędzanie na analizie przedwdrożeniowej. Jednak zawsze podkreślam, że jest to bardzo ważny etap.
Załóżmy, że zamiast wydawać 60.000 PLN na analizę przedwdrożeniową (patrz Grafika 1), wydajesz tylko 20.000 PLN.
Ale jeśli analiza jest mniej dokładna i nie odzwierciedla dokładnie oczekiwanego końcowego efektu, wdrożenie sklepu internetowego czy platformy B2B, to jej kodowanie będzie po prostu kosztować więcej.
Mogą pojawić się sytuacje, w których coś nie zostało dokładnie opisane w analizie przedwdrożeniowej. Programista coś programuje, Ty to sprawdzasz, oceniasz i stwierdzasz, że to nie jest to, o co chodziło. Zmiany są cofane, coś jest robione od nowa, a Ty rozliczasz się w modelu Time & Materials, co oznacza, że za wszystkie te prace płacisz zgodnie z ustaloną stawką godzinową. Wdrożenie kosztuje więcej. Nie chodzi mi o tworzenie stosu niepotrzebnych dokumentów, ale o stworzenie takie opis systemu, który dobrze opisuje końcowy efekt, którym ma być określony system ecommerce.
Załóżmy, że zaoszczędziliśmy na analizie te 40.000 PLN, koszt wdrożenia wzrósł o 25% (to jest raczej optymistyczne założenie, bo nietrudno wyobrazić sobie, że koszt rośnie o 50% czy 100% jeżeli w analizie biznesowej opisujemy zakres w ten sposób, że “system rabatowy naliczający indywidualne rabaty dla Klienta”.
Przy takim opisie funkcjonalności każdy może wyobrażać sobie co innego. Złotą regułą jest to, że Ty wyobrażasz sobie całkiem zaawansowany mechanizm naliczania rabatów a agencja coś bardzo prostego wdrażanego za pomocą modułu.
Podsumowując jeżeli za bardzo oszczędzasz na analizie przedwdrożeniowej to zapłacisz więcej za wdrożenie. W efekcie, zamiast 1.900.000 PLN, całkowite koszty posiadania wynoszą 1.933.000 PLN w rozpatrywanym przypadku. A więc zaoszczędziliśmy na analizie przedwdrożeniowej, ale całkowite koszty posiadania nam wzrosły.
Jak zmniejszyć całkowite koszty posiadania?
Posłużę się tutaj przykładem Magento, ponieważ to jest moja codzienna praca. Wyróżniłem 5 elementów, które wpływają na zmniejszenie całkowitych kosztów posiadania danej technologii.
Open Source
Pierwszy z nich polega na wyborze Open Source zamiast wersji licencyjnych.
Jeżeli wszystkie funkcjonalności, których potrzebujesz, możemy uzyskać w Magento Open Source, lub dodając niewiele, możemy dorobić brakujące funkcjonalności do Magento Open Source, to jest to zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż płacenie licencji, która może wynosić kilkanaście, kilkadziesiąt tysięcy euro lub dolarów rocznie.
Wyobraźcie sobie dodanie do 1.900.000 PLN kilkanaście / kilkadziesiąt tysięcy EUR rocznie.
Zakres funkcjonalny
Drugi element to zmniejszenie zakresu funkcjonalnego podczas wdrożenia.
Często zakresy funkcjonalne są zbyt duże, zawierają funkcjonalności, które są bardzo interesujące, ale nie wpływają znacząco na generowany współczynnik konwersji lub średnią wartość zamówienia, a tym samym nie mają dużego wpływu na generowany przez ecommerce przychód.
W takim przypadku, szukajmy oszczędności poprzez redukcję zakresu funkcjonalnego, a nie poprzez skrócenie czasu kodowania przez agencję ecommerce. Jeżeli tak zrobimy, odbije się to na przyszłych kosztach utrzymania serwisu i zamiast rozwijać serwis, będziemy musieli łatać błędy.
Architektura systemu
Kolejnym aspektem, który pozwoli Ci lepiej zaplanować całą architekturę systemu, jest fakt, że podczas planowania wdrożenia Magento, często pojawia się wdrożenie PIM, integracje oraz różne narzędzia takie jak OMS, WMS.
Można jednak te elementy ułożyć inaczej, tak aby osiągnąć tę samą końcową funkcjonalność. W ten sposób, zamiast integrować wszystko ze wszystkim, można zastosować pośredników, zmniejszyć liczbę integracji, a co za tym idzie, obniżyć koszty wdrożenia i późniejszego utrzymania. Warto też, żeby w firmie, którą zamierzasz zatrudnić do wdrożenia Magento pracowała przynajmniej jedna osoba z Certyfikatem Adobe: Adobe Commerce Architect Master. Nie daje to gwaranacji, ale zwiększa prawdopodobieństwo, że sam system Magento zostanie lepiej przemyślany i ułożony.
Analiza przedwdrożeniowa
Czwartym sposobem, który zawsze polecam, jest przeprowadzenie dokładnej analizy przed wdrożeniem.
Jeśli wykonasz solidną analizę przed wdrożeniem, to estymacja na etapie analizy prawdopodobnie pokryje się z faktycznymi kosztami wdrożeniowymi. Natomiast, jeśli analiza jest słabo wykonana i niedokładnie opisuje oczekiwany efekt końcowy, to podczas kodowania koszty będą rosły.
Zamiast realizować to, co uzgodniliśmy, trzeba będzie wprowadzać zmiany, cofać niektóre rzeczy, ponieważ okazuje się, że nie wszystko zostało przemyślane, pojawiają się konflikty funkcjonalne. Dlatego zawsze lepiej przeprowadzić dokładną analizę przedwdrożeniową i nie przepłacać na etapie wdrożenia.
Stawka godzinowa agencji ecommerce
Ostatnią rzeczą, która wpływa na całkowite koszty utrzymania i posiadania danej technologii, jest znalezienie firmy o równie dobrym doświadczeniu i zespole, ale za niższą stawkę godzinową.
Jeśli masz firmę, która proponuje stawkę godzinową 280 PLN, ale z drugiej strony masz firmę, która proponuje stawkę godzinową 250 PLN, i to jest równie dobry zespół, którego jesteś w 100% pewien to nie ma sensu wydawać 30 PLN więcej za każdą godzinę, którą przepracuje dla Ciebie agencja ecommerce.
Podsumowanie
Total cost of ownership, czyli TCO, są to całkowite koszty związane z posiadaniem i utrzymaniem danej technologii. Obejmują one koszty wdrożenia technologii, utrzymania, rozwoju, hostingu, naprawiania błędów, licencji, czyli wszystkiego, co zapłacimy za to, że ta technologia u nas jest i działa.
Wyrażamy to najczęściej w perspektywie czasowej, mówiąc przykładowo, że całkowite koszty posiadania na następne 5 lat wynosi określoną sumę.
Istotnym aspektem, o którym powinieneś pamiętać jest to, że optymalizacja kosztów nie powinna ograniczać się tylko do kosztów wdrożenia. Oczywiście, są one ważne, jednak z perspektywy zarządu, właściciela czy dyrektora ecommerce, który dba o interesy firmy, powinieneś skupić się na optymalizacji całkowitych kosztów posiadania.
Możesz to zrobić na kilka sposobów. Przedstawiłem Ci 5 opcji, które uważam za bardzo dobre.
Przy okazji – jeżeli jeszcze nie śledzisz mojego profilu LinkedIn, to nie wiesz co tracisz 😉 Piszę o nowościach ze świata Magento i ecommerce developmentu, których po prostu nie można przegapić!
