Upewnij się, że estymacja budżetu na wdrożenie Twojego sklepu internetowego lub platformy B2B jest poprawnie przygotowana!
Checklista budżetu na wdrożenie ecommerce
Dlaczego stworzyłem taką checklistę?
Lista kontrolna budżetu na wdrożenie ecommerce
Czym skutkuje brak wyceny powyższych punktów?
Podsumowanie
Checklista budżetu na wdrożenie ecommerce
Przygotowałem listę kontrolną składającą się z 11 punktów, które powinnaś/powinieneś sprawdzić, otrzymując wycenę na wdrożenie projektu ecommerce.
Te 11 punktów, które powinny być zawarte w wycenie, a często są pomijane to:
- etap uruchomienia produkcyjnego
- poprawki, które będą realizowane podczas testów UAT
- analiza przedwdrożeniowa wraz z przygotowanymi user stories i kryteriami akceptacyjnymi
- koszt modułów
- licencje oprogramowania
- odpowiedni czas, który jest przewidziany na testowanie i zarządzanie projektem (powinien stanowić po około 20% czasu, który jest potrzebny programistom do pracy nad projektem)
- wykonanie integracji
- wykonanie projektu graficznego (indywidualny projekt graficzny lub gotowy szablon przygotowany przynajmniej w dwóch rozdzielczościach)
- spotkania i dojazdy na spotkania
- konfiguracja serwerów, środowisk i hosting
- szkolenia
To tyle, jeżeli chodzi o prostą odpowiedź i listę kontrolną sprawdzającą, czy na pewno wycena, którą otrzymałeś, jest kompletna.
Dlaczego stworzyłem taką checklistę?
Wiele osób decydujących się na wdrożenie ecommerce’u, czy to opartego na Syliusie, Shopware, czy nawet na Magento, napotyka na problem pojawiających się nowych kosztów podczas wdrożenia lub po jego zakończeniu.
Czasem są to drobne koszty, czasem większe, ale problemem jest to, że nie były one przewidziane na etapie otrzymanej wyceny.
Często zdarza się, że rozmowa między dyrektorem ecommerce a agencją ecommerce, która wdraża sklep internetowy, wygląda mniej więcej tak: agencja e-commerce mówi, że oczywiście będą musieli przeszkolić pracowników, co będzie dodatkowo kosztować.
Dyrektor odpowiada, że w wycenie nie ma nigdzie informacji o szkoleniach. Agencja tłumaczy, że nie napisali o szkoleniach, ale to jest oczywiste, że będą one konieczne.
W świecie ecommerce często pojawia się nieporozumienie dotyczące momentu zakończenia wdrożenia sklepu internetowego. Wielu managerów ecommerce nie ma jasno określonego, kiedy to następuje.
Czy jest to moment, kiedy cały serwis jest zakodowany i przekazywany do przetestowania? A może wdrożenie ecommerce kończy się dopiero wtedy, kiedy serwis jest już przetestowany, poprawiony i udostępniony końcowym użytkownikom?
To są dwa różne etapy rozwoju projektu. Oznacza to, że doprowadzanie projektu do jednego albo drugiego punktu będzie wymagało zupełnie innego budżetu . Brak precyzyjnego ustalenia tego na samym początku często prowadzi do sytuacji, gdzie wyceny wdrożenia ecommerce nie uwzględniają poprawek błędów na etapie testowania (a więc nie jest to całkowity budżet wdrożenia).
Zazwyczaj wdrożenie jest realizowane w modelu time and materials, co oznacza, że poprawki będą dodatkowo płatne. Dodatkowo, niezbędne jest uruchomienie serwisu w środowisku produkcyjnym. Chodzi o moment przepięcia, kiedy stary serwis jest zastępowany nowym.
To również generuje dodatkowe koszty i etap ten często nie jest przewidziany w ofertach i wycenach.
W efekcie, manager ecommerce, który otrzymał wycenę na wdrożenie na 150.000 PLN, może spotkać się z sytuacją, że końcowa wycena wzrasta o kolejne 80.000 PLN z powodu nieuwzględnionych w pierwotnej wycenie kilkunastu zadań, które przecież i tak muszą być zrealizowane żeby serwis mógł zacząć działać.
Lista kontrolna budżetu na wdrożenie ecommerce
Sytuacja, w której nie jesteś pewien, czy otrzymana wycena jest kompletna, nie jest przyjemna.
Aby rozwiązać ten problem, przygotowałem prostą checklistę. Pomoże Ci ona sprawdzić, czy wycena, którą otrzymałeś, jest kompletna. Uwzględniłem w niej elementy, które są najczęściej pomijane w wycenach (i które potrafią dużo kosztować).
Statystycznie, w 9 na 10 ofert zabraknie któregoś z tych punktów, a co za tym idzie, nie będzie on wyceniony. W rezultacie oferta będzie tańsza, a budżet wdrożenia niższy. Jednak później ten koszt na pewno się pojawi, więc lepiej wiedzieć od razu, ile coś Cię będzie kosztowało, zamiast dowiadywać się o tym za kilka miesięcy, kiedy projekt jest już realizowany.
Osobiście uważam, że praktyka pomijania niektórych kosztów nie jest w porządku. Z drugiej strony firmy inwestujące w nowy silnik ecommerce bardzo zwracają uwagę na koszty, więc stają się podatni na “window dressing” uprawiany przez agencje wdrożeniowe.
Przejdziemy teraz do tej listy kontrolnej. Mam nadzieję, że rozwiąże ona wiele problemów i od teraz nie będziesz zaskoczony kosztem wdrożenia sklepu internetowego opartego na open source.
Etap uruchomienia produkcyjnego
Pierwszym punktem jest wycena etapu uruchomienia produkcyjnego, o którym już wspomniałem.
Zwykle agencje ecommerce wyceniają wdrożenie sklepu internetowego do momentu przekazania go do testów. Sklep musi być przetestowany przez Ciebie, a następnie uruchomiony produkcyjnie przez agencję.
Koszt tego procesu zależy od technologii, wynosząc od kilkunastu do nawet kilkuset godzin. To znaczny wydatek. Biorąc pod uwagę, że stawka godzinowa danej agencji ecommerce może wynosić 220 PLN, mówimy o potencjalnych kilkudziesięciu dodatkowych tysiącach złotych.
Jeśli ten etap nie jest wyceniony w ofercie agencji ecommerce, poproś o dokonanie takiej wyceny. W ten sposób będziesz wiedział, z jakim kosztem będziesz musiał się zmierzyć.
Poprawki w czasie UAT
Drugi punkt wiąże się z poprzednim i dotyczy poprawek w czasie testowania. Na etapie wdrożenia ecommerce występuje coś, co nazywa się User Acceptance Testing (UAT).
Na rynku ecommerce przyjęło się, że oznacza to moment, w którym serwis jest przekazywany do ciebie i Ty go testujesz i sprawdzasz jego działanie.
Testujesz go na podstawie User Stories i kryteriów akceptacyjnych, które zostały przygotowane podczas fazy discovery, czyli analizy przedwdrożeniowej. Alternatywnie, przeklikujesz się przez serwis i szukasz błędów, jeśli faza discovery nie została poprawnie zrealizowana.
Sprawdzasz, czy podstawowe procesy działają. Na przykład, czy po kliknięciu „Dodaj do koszyka”, produkt rzeczywiście dodaje się do koszyka, czy jest dodawany w odpowiedniej ilości, czy podsumowanie kosztów dostawy wygląda prawidłowo itp.
Podczas tych testów może okazać się, że występują błędy lub niedokończone funkcjonalności. W takim przypadku agencja ecommerce będzie musiała podjąć działania.
Często w wycenach nie uwzględnia się tego aspektu, czyli faktu, że na etapie UAT agencja ecommerce może musieć wprowadzać poprawki lub uzupełniać braki. Jeżeli nie masz tego uwzględnionego w swojej ofercie, warto poprosić agencję o dopisanie tego kosztu i oszacowanie, ile to może kosztować.
Analiza przedwdrożeniowa
Następnym punktem jest dokładna analiza przedwdrożeniowa. Powinna ona dokładnie opisywać zakres wdrożenia oraz ustalać kryteria, które musi spełnić każda funkcjonalność, aby obie strony – Ty i agencja ecommerce – stwierdziły, że zostało to zrealizowane zgodnie z ustaleniami.
Jeżeli nie będziesz posiadał takiej analizy, może to doprowadzić do sytuacji, w której podczas wdrożenia twojego sklepu internetowego, na przykład zostanie zakodowana karta produktu, a jej wygląd może nie spełniać Twoich oczekiwań.
Cenówka to obszar karty produktu, który zawiera informacje o cenie, rabacie, dostępności oraz umożliwia dodanie produktu do koszyka. Przykładowo, możesz sobie wyobrażać, że cena przekreślona, czyli ta przed rabatem, będzie prezentowana w określony sposób. Możliwe, że chciałbyś, aby obok niej wyświetlała się informacja o oszczędności, np. „oszczędzasz 21 złotych”.
Jednak w rzeczywistości jest tylko cena przekreślona i końcowa cena, bez informacji o oszczędności. W takiej sytuacji zwracasz się do agencji z uwagą, że coś jest nie tak. Agencja odpowiada, że zgodnie z początkowymi ustaleniami, miała być informacja o rabatach, ale nie określono, jak dokładnie ma być ona prezentowana.
W rezultacie, agencja uważa, że wykonano poprawnie zadanie. Ty jednak nie zgadzasz się z tym i prosisz o poprawki. Agencja zgadza się, ale informuje, że poprawki będą kosztować 6 godzin pracy.
Jeśli weźmiemy pod uwagę cały sklep internetowy, jest on niezwykle skomplikowany. Możliwości nieporozumień dotyczących każdej pojedynczej funkcjonalności są ogromne. Jeśli takich nieporozumień będzie kilkadziesiąt lub nawet kilkaset, dodatkowy budżet może wzrosnąć przykładowo o 40% w stosunku do oferty, którą otrzymałeś na początku.
Dlatego na początku agencja powinna przygotować analizę przedwdrożeniową. Dokumenty te powinny dokładnie opisywać zarówno user stories, jak i kryteria akceptacyjne.
Jeżeli w ramach analizy przedwdrożeniowej nie uwzględniono user stories i kryteriów akceptacyjnych, poproś o ich wycenę. Bez nich budżet na wdrożenie może zostać przekroczony.
Gotowe moduły
Warto zwrócić uwagę, że agencje często korzystają z gotowych modułów, a koszt licencji tych modułów ponosisz Ty.
Jeżeli masz t 20 modułów, które zostaną użyte w Twoim wdrożeniu, ale nie ma przy nich ceny, poproś o informację, ile wyniesie ta cena.
💡 Dowiedz się czy warto korzystać z gotowych modułów!
Licencje
Podobnie jest w przypadku kosztu licencji. Agencje ecommerce mogą wykorzystywać zarówno oprogramowanie z licencjami płatnymi jak i bezpłatnymi.
Na przykład, Magento dostępne jest w wersji Community Edition, ale może również wystąpić w wersji Adobe Commerce, która jest już płatna.
W trakcie wdrożenia w pewnym momencie trzeba będzie wykupić tę licencję, czasem na początku, a czasem bliżej końca wdrożenia. Jeżeli koszty licencyjne nie są uwzględnione w wdrożeniu, a agencja ecommerce planuje wykorzystać wersję licencyjną, to może to stanowić duży problem, gdyż pojawi się koszt, który nie został wcześniej przewidziany.
Sprawdź więc dokładnie, czy koszty licencji są uwzględnione.
Testowanie i prowadzenie projektu
Następnym aspektem, który warto przewidzieć, jest czas na testowanie oraz na prowadzenie projektu. Zazwyczaj ceny są określone na podstawie konkretnych sum i kwot, które odnoszą się do pracy nad określoną funkcjonalnością.
Dla przykładu, wdrożenie zapisu do newslettera to koszt od 2 do 3 godzin pracy. Po przeliczeniu na stawkę godzinową, przykładowo 200 PLN, wynosi to od 400 do 600 PLN. To jest koszt pracy dewelopera.
Dodatkowo, zarządzanie pracą dewelopera wymaga zaangażowania project managera ze strony agencji, a także testera, który sprawdzi, czy zapis do newslettera działa poprawnie.
Czas przeznaczony na zarządzanie projektem i testowanie poszczególnych funkcjonalności jest zazwyczaj obliczany jako procent pierwotnej pracy dewelopera. Czyli do czasu pracy dewelopera, powiedzmy od 2 do 3 godzin, musisz doliczyć pewien procent.
Minimalny poziom, który gwarantuje odpowiednie prowadzenie projektu i testowanie przez testera manualnego, to 20% całkowitego czasu wszystkich programistów przeznaczonych na wdrożenie sklepu internetowego.
Ten czas powinien być dodatkowo przeznaczony na zarządzanie projektem, a kolejne 20% na testowanie.
Jeśli przewidujesz na testowanie około 5% lub 10%, to sprawdzasz funkcjonalności tylko bardzo pobieżnie i na pewno nie wykonujesz pełnych testów poszczególnych elementów, które zostały zakodowane przez programistów.
Sprawdź, jaki procent całej sumy prac programistów stanowi zarządzanie projektem i testowanie w twoim przypadku – powinny one wynosić po 20%. Jeżeli wynoszą mniej, poproś agencję ecommerce o podniesienie tej wartości, ponieważ praktyka pokazuje, że poniżej 20% zazwyczaj nie da się zejść.
Integracje
Kolejnym aspektem jest wycena integracji. Często zdarza się, że w linii „integracje” jest dopisek, że integracje zostaną dokładnie wycenione w trakcie realizacji projektu po zapoznaniu się z danym elementem.
To jest prawda, że nie da się bardzo dokładnie wycenić integracji przed wykonaniem analizy przedwdrożeniowej. Jednak po konsultacji z dostawcą ERPa, można podać pewne szacunki, które mogą być dla Ciebie kluczowe podczas wyboru partnera do wdrożenia ecommerce.
Koszty wykonania integracji mogą wynosić nawet 1/3 kosztów całego wdrożenia ecommerce. Dlatego warto, abyś był na to przygotowany i nie został zaskoczony taką sumą w połowie wdrożenia.
Jeśli więc zauważysz, że koszty integracji w ofercie wynoszą 0, powinieneś zapytać agencję, co planuje zrobić w tej kwestii i czy mogłaby choć wstępnie oszacować koszty wykonania integracji.
Projekt graficzny
Następnym punktem jest sprawdzenie, czy projekty graficzne zostały wycenione zgodnie z Twoim założeniem.
Przede wszystkim, często w wycenach uwzględniona jest tylko jedna rozdzielczość. Pamiętaj, że powinny być przynajmniej dwa breakpointy, czyli wersja mobilna i desktopowa.
To jest minimum, które powinno się pojawić. Jeśli nie ma tam dwóch rozdzielczości, poproś o wycenę dodatkowej rozdzielczości.
Drugim aspektem jest sprawdzenie, czy agencja ecommerce uwzględniła w swojej ofercie realizację projektów graficznych według Twoich wymagań, a nie tylko modyfikację gotowego szablonu.
Jeśli chcesz mieć indywidualny projekt graficzny, nie da się go zrealizować w 10 godzin. Jeśli oczekujesz indywidualnego projektu graficznego, zapytaj, czy agencja ecommerce stworzy dla Ciebie projekt od podstaw, a nie tylko lekko zmodyfikuje gotowy szablon.
To jest często źródłem nieporozumień – agencja e-commerce może podać w ofercie cenę za lekką modyfikację gotowego szablonu, a potem, kiedy pokazuje Ci pierwsze projekty graficzne, możesz być zaskoczony ich wyglądem.
Uważasz, że agencja nie powinna korzystać ze standardowego szablonu, ale powinna zaprojektować indywidualny projekt graficzny, który będzie efektywnie konwertował. Agencja ecommerce twierdzi, że nie doszliście do pełnego porozumienia i w ofercie uwzględniono tylko niedużą modyfikację szablonu.
Ty odpowiadasz, że jednak nie chcesz modyfikacji szablonu, lecz wdrożenia indywidualnego projektu graficznego. Nagle okazuje się, że budżet całego projektu znacząco wzrasta, ponieważ najpierw trzeba przygotować indywidualne projekty, a potem zakodować całość od początku.
Budżet całego projektu wzrasta o przykładowo 30% lub 40%. Sprawdź więc, jak zostały wycenione twoje projekty graficzne, czy mają przynajmniej dwie rozdzielczości i czy są zgodne z twoimi wymaganiami.
Być może chciałeś sklep oparty na szablonie – nie ma problemu, ale upewnij się, że wycena została przygotowana zgodnie z Twoimi oczekiwaniami
Spotkania i dojazdy
Kolejnym aspektem są koszty spotkań i dojazdów. Często są one dodatkowo płatne i nie są uwzględniane w ofercie.
Dowiedz się więc, ile tych spotkań będzie, ile będą kosztowały i dolicz tę kwotę do wyceny. Może się okazać, że suma ta wyniesie kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy złotych, jeżeli projekt trwa długo.
Konfiguracja serwerów i środowisk
Kolejnym elementem, który nie jest często uwzględniany w wycenach, jest konfiguracja serwerów i środowisk na tych serwerach.
Masz wszystkie wyceny, kodowanie sklepu internetowego, ale teraz trzeba ten sklep umieścić na serwerze. Konfiguracja serwera i wdrożenie na nim najpierw wersji testowej, a później preprodukcyjnej i produkcyjnej sklepu, to istotne kroki, które powinny być uwzględnione w kosztach.
Warto upewnić się, czy te koszty są uwzględnione w ofercie. Sprawdź także, czy będziesz musiał ponosić koszty hostingowe podczas realizacji wdrożenia.
Niektóre agencje korzystają z własnych serwerów, co eliminuje te koszty dla klienta, ale w niektórych przypadkach konieczne może być wykupienie hostingu. Przykładowo, jeśli hosting kosztuje 2.000 PLN miesięcznie, a wdrożenie trwa 9 miesięcy, to koszt ten wyniesie 18.000 PLN.
Szkolenie
Ostatnim punktem do uwzględnienia jest szkolenie z obsługi panelu administracyjnego sklepu internetowego.
Przynajmniej krótkie, dwudniowe szkolenie będzie niezbędne po wdrożeniu sklepu. Upewnij się, czy jest to uwzględnione w ofercie. Jeżeli nie, poproś o wycenę, ponieważ jest to nieodzowny element procesu
Czym skutkuje brak wyceny powyższych punktów?
Jak możesz zauważyć, punktów do uwzględnienia jest wiele. Często spotykam oferty, które nie zawierają wyceny połowy z nich.
Agencja ecommerce, z którą współpracujesz, może czasem zapomnieć o uwzględnieniu pewnych kosztów. Czasem te niewycenione elementy mogą wynosić nawet kilkaset tysięcy złotych.
Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja oferta i wycena od agencji zawierają wszystkie koszty i nie pojawią się żadne dodatkowe niespodzianki podczas wdrożenia, koniecznie sprawdź ofertę według listy kontrolnej.
Rozmawiaj z agencjami o potencjalnej współpracy i upewnij się, że wszystkie koszty są uwzględnione. Może to brzmieć dramatycznie, ale uwierz mi, wiele ofert nie spełnia żadnego z punktów na liście kontrolnej. Często oferta jest wyceniona na absurdalnie niską cenę, ale połowa kosztów, które na pewno się pojawią, nie jest uwzględniona.
Później, gdy umowa jest podpisana i projekt jest realizowany, dodatkowe koszty zaczynają się piętrzyć. Nie chodzi tu nawet o to, czy stać Cię na te dodatkowe koszty, ale o to, że nie jest miło być zaskoczonym wzrostem budżetu wdrożenia, np. dwukrotnie, tylko dlatego, że agencja ecommerce nie poinformowała Cię o oczywistych (jej zdaniem) kosztach, które będziesz musiał ponieść.
Podsumowanie
Podsumowując, zalecam korzystanie z tej listy kontrolnej podczas sprawdzania ofert na wdrożenie ecommerce, najczęściej w wersji open source.
Link do listy kontrolnej znajduje się pod tym linkiem.
Jeżeli kiedykolwiek zniknie, śmiało napisz do nas korzystając z formularza kontaktowego. Oczywiście jeśli masz inne pytania dotyczące budżetu na wdrożenie ecommerce, możesz napisać bezpośrednio do mnie na LinkedInie.
